Quy trình bảo quản hàng hóa trong kho đúng chuẩn doanh nghiệp 2026

Bảo quản hàng hóa trong khi là khâu quan trọng, giúp doanh nghiệp duy trình được chất lượng sản phẩm và tối ưu chi phí vận hành. Trong năm 2026, việc áp dụng quy trình bảo quản hàng hóa đúng chuẩn không chỉ đảm bảo lưu trữ an toàn mà còn nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng. 

Khái niệm quy trình bảo quản hàng hóa trong kho

Quy trình bảo quản hàng hóa trong kho là việc tập hợp các bước, quy định và tiêu chuẩn. Nhằm đảm bảo hàng hóa được lưu trữ trong điều kiện an toàn, hạn chế hư hỏng mất mát, từ đó giữ được chất lượng sản phẩm trong thời gian lưu kho. Nhờ vào đó mà doanh nghiệp sẽ quản lý kho hàng hiệu quả, đảm bảo được chuỗi cung ứng cho khách hàng. 

Mục tiêu của quy trình bảo quản hàng hóa trong kho

• Duy trì chất lượng, hình dạng và giá trị sử dụng của hàng hóa 
• Ngăn ngừa các yếu tố gây hại, nhiệt độ cao, côn trùng hoặc sự va đập
• Tối ưu không gian lưu trữ, đảm bảo an toàn lao động, nâng cao hiệu quả vận hành kho hàng. 

Trong thời đại hội nhập nhiều doanh nghiệp đã áp dụng quy trình bảo quản hàng hóa trong kho theo tiêu chuẩn quốc tế  như ISO, GMP, …Tạo ra sự chính xác và chuyên nghiệp, nâng cao uy tín cũng như sự cạnh tranh thị trường hiện nay. 

Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình bảo quản hàng hóa trong kho cho doanh nghiệp

Để thực hiện quy trình bảo quản hàng hóa trong kho hàng hiệu quả, chuyên nghiệp, đòi hỏi các doanh nghiệp phải hiểu rõ về các yếu tố tác động đến chất lượng cũng như độ an toàn của hàng hóa. Dưới đây là những yếu tố quan trọng tác động đến quy trình bảo quản hàng hóa trong kho.

• Đặc tính hàng hóa

Hàng hóa vô cùng phong phú với mỗi mặt hàng lại có đặc điểm riêng, đòi hỏi phương pháp bảo quản khác nhau. 

Hàng hóa vô cùng phong phú, với mỗi mặt hàng lại có những đặc điểm riêng, đòi hỏi phương pháp bảo quản khác nhau.

• Điều kiện kho bãi

Cơ sở vật vật và môi trường trong kho cũng sẽ ảnh hưởng đến khả năng bảo quản hàng hóa. Đó là các yếu tố như ánh sáng, nhiệt độ, hệ thống thông gió, hệ thống chống cháy, … 

• Đầu tư thiết bị lưu trữ và phương tiện chuyển hàng hóa an toàn 

Việc sử dụng các thiết bị hỗ trợ lưu trữ như pallet, xe đẩy, nâng hàng, băng chuyền có vai trò bảo quản hàng hóa tốt hơn, cũng như vận chuyển hàng thuận tiện hơn. 

• Quy trình xuất nhập và kiểm tra hàng hóa

Để đảm bảo quy trình xuất nhập hàng hiệu quả, đúng quy trình tránh thất lạc và mất mát, cần có:

• Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
• Kiểm tra chất lượng hàng hóa định kỳ
• Áp dụng các nguyên tắc xuất nhập (FIFO, FEFO )
• Năng lực nhân viên trong kho

Thường xuyên đào tạo và kiểm kiến thức và kỹ năng quản lý, sắp xếp, phân loại và xuất nhập hàng cho  nhân viên kho. Tuân thủ quy định an toàn lao động, ứng dụng các phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp và tối ưu cho doanh nghiệp. 

Tóm lại để thực hiện quy trình quản lý kho hàng hiệu quả, chuyên nghiệp và tối ưu cần có sự đồng bộ giữa con người - thiết bị, công nghệ và môi trường.

7 Bước bảo quản hàng hóa trong kho chuẩn quy trình 

Để có thể dễ dàng quản lý hàng hóa an toàn và đúng quy chuẩn, cần thực thực 7 bước cơ quản như sau:

• Phân loại hàng hóa trước khi lưu kho

Trước khi nhập hàng doanh nghiệp cần phải phân loại hàng hóa theo tính chất, kích thước, hạn sử dụng và điều kiện bảo quản phù hợp với từng sản phẩm.  Có thể thực hiện theo phương thức nhãn dán QR theo nhóm hàng để dễ kiểm tra và truy xuất thông tin. 

• Chuẩn bị khu vực và thiết bị bảo quản phù hợp

Để tránh rủi ro phát sinh trong quá trình lưu trữ hàng hóa thì ngay từ đầu, bằng cách: 

 Vệ sinh sạch sẽ khu vực bảo quản hàng như khử khuẩn, kiểm tra hệ thống thông gió, chiếu sáng cho kho lưu trữ. Lắp đặt hệ thống giá kệ chứa hàng công nghiệp an toàn, tối ưu không gian và chịu tải cao. Sử dụng pallet gỗ hoặc nhựa để hàng hóa giúp hạn chế tiếp xúc với sàn nhà. 

• Đóng gói xuất hàng theo tiêu chuẩn

Để tránh hàng hóa bị tác động từ bên ngoài nên đóng gói kỹ lưỡng bằng bao bì, túi chống ẩm mốc, túi hút ẩm, vật liệu chống sốc, thùng carton hoặc  màng PE … Mỗi bọc hàng nên dán tem mã hàng để dễ nhận biết và kiểm tra, ghi chú rõ cho những mặt hàng dễ vỡ… 

• Sắp xếp hàng hóa khoa học trên giá kệ

Nên bố trí hàng hóa theo sơ đồ khoa học để dễ dàng quản lý, và xuất nhập thuận tiện, có thể áp dụng các nguyên tắc FIFO xuất hàng cũ trước.. Nên xếp hàng nặng ở dưới cùng để đảm bảo an toàn, xếp hàng nhẹ lên trên. 

• Đảm bảo nhiệt độ và điều kiện môi trường an toàn

Cần duy trì và điều chỉnh nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng trong kho để bảo quản chất lượng sản phẩm tốt hơn. 

• Cập nhật và theo dõi điều kiện môi trường thường xuyên

Doanh nghiệp cần có lịch theo dõi, kiểm tra định kỳ để kịp thời phát hiện các dấu hiệu bất thường như ẩm mốc, han rỉ …, báo cáo với bộ  phận quản lý để  kịp thời khắc phục, xử lý, khắc phục. Ghi chép thông tin cụ thể để theo dõi tình trạng kho hàng. 

• Kiểm tra và đánh giá xử lý hàng lỗi định kỳ

Lên lịch kiểm tra, bảo trì kho hàng định kỳ từ 3 tháng - 6 tháng - 12  tháng, giúp kiểm kê hàng, loại bỏ hàng hỏng, hết hạn. Đánh giá tốt hơn về hiệu quả bảo quản từng khu vực, đồng thời cập nhật quy trình cải tiến, thiết bị, đào tạo lại nhân viên. 

  Liên hệ 0919.467.868 - 0964.196.611

Với 7 bước bảo quản hàng hóa đơn giản và chuyên nghiệp này, sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả vận hành. 

Trên đây là toàn bộ thông tin về quy trình bảo quản hàng hóa nhà kho chuẩn, được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Bên cạnh sản xuất và thi công các kệ kho hàng, kệ công nghiệp, thì Thăng Long còn hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc tư vấn, thiết kế kho xưởng, đưa ra giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp. 

Nếu các bạn cần sự hỗ trợ hãy liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ dưới đây:

CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ TRANG THIẾT BỊ THĂNG LONG
Website: Tongkhogiake.com
Hotline/Zalo: 0919.467.868 - 0964.196.611
Khu vực Miền Bắc: Số 27-28 Liền Kề 22 KDT Mới Vân Canh HUD, Hoài Đức, Hà Nội
Khu vực Miền Nam: Số 15 Quốc lộ 22, ấp Trạm Bơm, xã Củ Chi, TP Hồ Chí Minh.
Chi nhánh Thanh Hóa: 144 Tống Duy Tân TP Thanh Hóa. ĐT: 0915902626.
Chi nhánh Lâm Đồng: Thôn 1 Xã Đạ Tồn, Huyện Đạ Huoai, Tỉnh Lâm Đồng. ĐT: 0965.181.611 - 0797.552.558