Packing list là gì? Vai trò của Packing list trong xuất nhập khẩu

Packing list là tài liệu quan trọng giúp liệt kê chi tiết hàng hóa trong từng kiện, phục vụ kiểm đếm, khai báo hải quan và lập vận đơn. Trong bài viết này, cùng tìm hiểu rõ hơn về loại tài liệu quan trọng này và vai trò của nó nhé.

Packing list là gì? 

Packing list (phiếu đóng gói) là tài liệu liệt kê chi tiết toàn bộ hàng hóa được đóng trong từng kiện, từng thùng, pallet hoặc container. Trong phiếu này sẽ thể hiện các thông tin như tên hàng, số lượng, quy cách đóng gói, trọng lượng, kích thước và ký mã hiệu của từng kiện. Đây là căn cứ quan trọng để các bên kiểm đếm hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển.

Tìm hiểu về Packing list 

Một đặc điểm nổi bật của phiếu đóng gói hàng hóa là không thể hiện giá trị hàng hóa, khác với invoice. Phiếu chỉ mang tính mô tả và kiểm đếm, giúp doanh nghiệp, hãng tàu và hải quan biết chính xác hàng gồm những gì, được đóng như thế nào và tổng số kiện là bao nhiêu.

Vai trò của packing list trong xuất - nhập khẩu

Với doanh nghiệp xuất khẩu

Đối với doanh nghiệp xuất khẩu, packing list giúp kiểm đếm và đóng hàng đúng số lượng, đúng chủng loại trước khi giao cho hãng tàu. Nhờ bảng kê chi tiết này, bộ phận kho bãi dễ dàng kiểm soát từng kiện hàng, tránh thiếu sót hoặc nhầm lẫn. 

Ngoài ra, nó còn là cơ sở quan trọng để lập vận đơn và các chứng từ liên quan, đảm bảo thông tin giữa invoice, bill of lading và hàng thực tế khớp nhau.

Với doanh nghiệp nhập khẩu

Với doanh nghiệp nhập khẩu, phiếu đóng gói hàng hóa có vai trò hỗ trợ kiểm tra số lượng và vị trí các kiện hàng trong container khi nhận hàng. Dựa trên thông tin mô tả chi tiết, doanh nghiệp có thể đối chiếu với invoice, hợp đồng và chứng từ khai báo để phát hiện sai lệch nếu có. Điều này giúp quá trình nhận hàng tại cảng hoặc kho diễn ra nhanh chóng và chính xác hơn.

Vai trò của packing list trong xuất - nhập khẩu 

Với hải quan

Đối với cơ quan hải quan, danh sách đóng gói là căn cứ quan trọng để kiểm tra thực tế hàng hóa khi làm thủ tục thông quan. Thông tin trong phiếu cho phép hải quan đối chiếu giữa khai báo và hàng thực tế, từ đó giảm thiểu rủi ro sai lệch, gian lận hoặc khai không đúng số lượng. Nhờ vậy, quá trình kiểm tra diễn ra minh bạch và giúp doanh nghiệp tránh bị phạt do lỗi chứng từ.

Với hãng tàu / forwarder

Đối với hãng tàu và các đơn vị forwarder, phiếu đóng gói cung cấp dữ liệu cần thiết để lập manifest, bill of lading và các tài liệu vận tải khác. Đồng thời, thông tin về số lượng kiện, trọng lượng và kích thước còn giúp họ bố trí container, xếp dỡ hàng hóa và phân bổ tải trọng hợp lý. Điều này không chỉ đảm bảo an toàn vận chuyển mà còn tối ưu chi phí và thời gian giao nhận.

Nội dung của một phiếu đóng gói hàng hóa tiêu chuẩn 

Thông tin người gửi - người nhận

Một packing list chuẩn cần đầy đủ thông tin về người gửi và người nhận, bao gồm tên công ty, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email. Thông tin này giúp các bên liên quan xác định nguồn gốc hàng hóa và nơi giao hàng, đồng thời hỗ trợ quá trình khai báo hải quan và giao nhận diễn ra thuận lợi.

Thông tin hàng hóa

Phiếu phải liệt kê chi tiết tên hàng, mô tả sản phẩm, mã hàng và đơn vị tính. Mô tả chính xác hàng hóa giúp doanh nghiệp nhập khẩu, hải quan và hãng tàu dễ dàng kiểm tra, đối chiếu với invoice và hợp đồng, đồng thời tránh nhầm lẫn hoặc rủi ro trong quá trình vận chuyển.

Số lượng kiện và cách đóng gói

Phiếu đóng gói cần ghi rõ tổng số kiện, số lượng trong từng kiện và loại bao bì (carton, pallet, thùng gỗ…). Thông tin này giúp kiểm đếm hàng hóa chính xác, hỗ trợ kho bãi và forwarder trong quá trình xếp dỡ, đồng thời phục vụ việc tính toán tải trọng container.

Nội dung của một phiếu đóng gói hàng hóa tiêu chuẩn 

Khối lượng (Gross/Net Weight)

Packing list phải thể hiện trọng lượng tịnh và trọng lượng tổng của từng kiện hoặc tổng lô hàng. Thông tin này quan trọng để tính toán tải trọng container, lập manifest và khai báo hải quan, đồng thời giúp tránh các sai sót có thể dẫn đến phạt hoặc delay vận chuyển.

Kích thước kiện hàng

Các kiện hàng cần được đo lường và ghi rõ chiều dài, chiều rộng, chiều cao. Kích thước này hỗ trợ hãng tàu, forwarder và kho bãi trong việc xếp dỡ, sắp xếp container, đồng thời giúp tối ưu diện tích và tải trọng vận chuyển.

Ký mã hiệu (Shipping Marks)

Mỗi kiện hàng nên có ký mã hiệu, nhãn hiệu hoặc đánh dấu nhận diện. Shipping marks giúp các bên nhanh chóng phân biệt từng kiện, đặc biệt trong container nhiều kiện hoặc nhiều loại hàng khác nhau. Việc này giúp giảm rủi ro thất lạc và nhầm lẫn trong quá trình vận chuyển và nhận hàng.

Những lỗi thường gặp khi lập packing list

• Sai số lượng kiện 

Một trong những lỗi phổ biến là ghi sai số lượng kiện hàng trong phiếu đóng gói hàng hóa. Điều này có thể gây nhầm lẫn khi kiểm đếm tại cảng hoặc kho, dẫn đến việc hải quan yêu cầu kiểm tra lại và có thể làm chậm quá trình thông quan. Do đó, cần đối chiếu kỹ số lượng kiện thực tế với thông tin trên chứng từ trước khi gửi.

• Thiếu ký mã hiệu 

Ký mã hiệu (shipping marks) giúp nhận diện từng kiện hàng, đặc biệt trong container nhiều kiện hoặc nhiều loại hàng khác nhau. Nếu thiếu ký mã hiệu, việc nhận, xếp dỡ và kiểm đếm hàng hóa trở nên khó khăn, tăng rủi ro thất lạc hoặc nhầm lẫn.

Một số lỗi thường gặp khi lập packing list

• Sai trọng lượng (Gross Weight/Net Weight)

Ghi sai trọng lượng tổng (Gross Weight) hoặc trọng lượng thực (Net Weight) là lỗi phổ biến, đặc biệt khi tính toán tải trọng container hoặc khai báo hải quan. Trọng lượng không chính xác có thể dẫn đến phạt hoặc yêu cầu sửa chứng từ từ cơ quan hải quan và hãng tàu. 

• Mô tả hàng hóa không khớp với invoice 

Thông tin mô tả hàng hóa trên packing list phải trùng khớp với invoice. Nếu mô tả sai hoặc thiếu chi tiết, doanh nghiệp nhập khẩu và hải quan sẽ gặp khó khăn khi kiểm tra, có thể dẫn đến việc bị giữ hàng hoặc yêu cầu bổ sung chứng từ. 

• Lỗi định dạng hoặc thiếu thông tin bắt buộc 

Nhiều phiếu đóng gói hàng hóa bị từ chối hoặc yêu cầu chỉnh sửa vì thiếu các thông tin cơ bản như tên người gửi - người nhận, số kiện, đơn vị đo, loại bao bì… Hoặc sử dụng định dạng không thống nhất, khiến chứng từ khó đọc và không đáp ứng yêu cầu của hải quan, forwarder hay khách hàng.

Trên đây là những thông tin về packing list và vai trò của nó trong xuất nhập khẩu. Hy vọng với những thông tin trong bài viết là hữu ích với bạn. Ngoài ra, nếu bạn đang có nhu cầu sử dụng các loại giá kệ hàng, hãy liên hệ với Thăng Long để được chúng tôi tư vấn nhé.

-----------------------------------------------

CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ TRANG THIẾT BỊ THĂNG LONG
Website: Tongkhogiake.com
Hotline/Zalo: 0919.467.868 - 0964.196.611
Khu vực Miền Bắc: Số 27-28 Liền Kề 22 KDT Mới Vân Canh HUD, Hoài Đức, Hà Nội
Khu vực Miền Nam: Số 15 Quốc lộ 22, ấp Trạm Bơm, xã Củ Chi, TP Hồ Chí Minh.
Chi nhánh Thanh Hóa: 144 Tống Duy Tân TP Thanh Hóa. ĐT: 0915902626.
Chi nhánh Lâm Đồng: Thôn 1 Xã Đạ Tồn, Huyện Đạ Huoai, Tỉnh Lâm Đồng. ĐT: 0965.181.611 - 0797.552.558