Quy trình quản lý kho hàng hạn chế thất thoát hàng hóa

Quản lý kho hàng là khâu quan trọng trong chuỗi cung ứng hàng hóa, ảnh hưởng trực tiếp đế chi phí cũng như hiệu quả kinh doanh. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp vẫn gặp phải tình trạng thất thoát hàng hóa. Vậy nguyên nhân là gì, làm cách nào để đảm bảo quy trình quản lý kho hàng hiệu quả hạn chế sự thất thoát hàng hóa nhất? Những nội dung dưới đây sẽ giúp chúng ta đi trả lời bài toán này. 

Nguyên nhân phổ biến dẫn đến thất thoát hàng hóa

Hiện nay mặc dù các doanh nghiệp cũng đã có sự đầu tư cho việc quản lý hàng hóa trong kho, tuy nhiên vẫn còn có sự thất thoát, vậy nguyên nhân là do một số vấn đề như:

• Sai sót trong quá trình xuất, nhập và kiểm kê hàng: Có thể do ghi nhận số lượng đầu vào và đầu ra không chính xác, bỏ sót phiếu, hoặc nhập sai dữ liệu dẫn đến chênh lệch giữa thực tế và sổ sách.
• Thiếu kiểm soát và giám sát: Không có quy trình kiểm tra chéo hoặc giám sát bằng công nghệ khiến hàng hóa dễ bị lấy cắp hoặc mất mát mà không phát hiện kịp thời.
• Nhân sự thiếu trung thực hoặc thiếu đào tạo chuyên nghiệp: Một số trường hợp nhân viên lợi dụng lỗ hổng trong quy trình quản lý để chiếm dụng hàng hóa, hoặc làm sai do chưa được đào tạo bài bản.
• Kho hàng sắp xếp thiết khoa học, lộn xộn: Hàng hóa sắp xếp không có trật tự, vị trí không rõ ràng, hàng hóa dễ bị thất lạc, nhầm lẫn, hoặc hư hỏng do xếp chồng không hợp lý.
• Thiếu công cụ hỗ trợ quản lý kho hàng: Không ứng dụng phần mềm quản lý kho, mã vạch, hay công nghệ giám sát khiến việc kiểm soát phụ thuộc hoàn toàn vào con người, dễ sai sót.

Quy trình quản lý kho hàng hạn chế thất thoát hàng hóa

Để giúp hạn chế tối đa nhất việc thất thoát hàng hóa, doanh nghiệp cần thực hiện quy trình quản lý kho hàng chặt chẽ, rõ ràng từng khâu như sau:

Xây dựng quy trình nhập hàng rõ ràng 

• Cần kiểm tra kỹ chứng từ và thực tế hàng hóa khi nhập và xuất, nên đối chiếu số lượng, mã hàng, tình trạng hàng hóa với phiếu giao nhận.
• Ghi nhận đầy đủ vào hệ thống, nhập liệu ngay khi hàng vào kho để tránh thất lạc hoặc nhập trễ gây chênh lệch tồn kho.
• Dán mã vạch và phân loại hàng, mỗi loại hàng cần có mã định danh riêng để dễ truy xuất và kiểm soát.
• Sắp xếp hàng đúng vị trí hoặc sơ đồ trong kho để thuận tiện quản lý và giảm nguy cơ nhầm lẫn.

Quy trình lưu trữ và bảo quản hàng hóa chuyên nghiệp

• Bố trí kho hàng một cách hợp lý bằng cách phân khu theo loại hàng, thời gian nhập (FIFO/FEFO), hoặc tần suất sử dụng, xuất nhập hàng
• Đảm bảo điều kiện bảo quản về nhiệt độ và độ ẩm, giữ được chất lượng hàng hóa tránh hư hỏng 
• Trang bị thiết bị giám sát như camera, cảm biến, kiểm tra thường xuyên để phát hiện bất thường sớm.

Tạo quy trình xuất hàng một cách chặt chẽ

• Trước khi xuất, phải kiểm tra yêu cầu giao hàng với dữ liệu kho thực tế.
• Xác nhận đầy đủ trước khi xuất kho, phải có phiếu xuất, chữ ký người nhận và người phụ trách kho.
• Cập nhật hệ thống ngay khi xuất, tránh để sót dữ liệu gây sai lệch khi kiểm kê.

  Liên hệ 0919.467.868 - 0964.196.611

Thường xuyên kiểm kê định kỳ và đột xuất

• Nên lập kế hoạch kiểm kê  hàng hóa rõ ràng như theo từng tháng, quý hoặc theo đợt đột xuất.
• Có thể kiểm kê chéo, với ít nhất hai người kiểm tra để đảm bảo tính khách quan.
• Xử lý chênh lệch nhanh chóng, khi phát hiện thiếu hụt, cần tìm rõ nguyên nhân và cập nhật dữ liệu tồn kho.

Đào tạo và quản lý nhân sự kho 

• Mở lớp đào tạo định kỳ cho nhân sự làm việc khi, cập nhật các kỹ năng kiểm kê, sử dụng phần mềm và xử lý tình huống một cách chuyên nghiệp, trung thực
• Phân quyền và trách nhiệm rõ ràng cho từng nhân sự trong kho
• Nên giảm sát minh bạch và công bằng, kết hợp đánh giá hiệu quả hiệu suất bằng KPI, thưởng phạt rõ ràng để đánh giá gian lận.

Một số thiết bị giúp doanh nghiệp ứng dụng trong quản lý kho hàng

Nếu quá trình quản lý kho hàng của doanh nghiệp còn lỏng lẻo, chưa chặt chẽ và chuyên nghiệp, dẫn đến tình trạng thất thoát hàng hóa, có thể áp dụng một số thiết bị công nghệ trong quản lý như sau: 

Phần mềm quản lý kho Warehouse Management System (WMS)

Sẽ giúp ghi nhận các hoạt động xuất nhập hàng hóa và hàng tồn trong kho cụ thể, từ đó sẽ giám sát được số lượng, vị trí và hạn sử dụng cửa hàng hóa. Tự động cảnh báo hàng tồn hoặc sai lệch dữ liệu, cận date để doanh nghiệp chủ động xử lý kịp thời. Phần mềm này cũng tích hợp với hệ thống bán hàng, kế toán, ERP để đồng bộ thông tin.

Sử dụng mã vạch và QR code và Rifd 

Mỗi mặt hàng được dán mã vạch để nhận diện nhanh chóng, chính xác hạn chế sự sai sót khi kiểm tra, dễ dàng kiểm tra hàng hóa và cập nhật chính xác hơn, tiết kiệm thời gian hơn.

Sử dụng công nghệ Rfid để kiểm soasta bị trí hàng hóa, phương pháp này sẽ phù hợp với kho hàng có quy mô lớn, có thể theo dõi từ xa.

Sử dụng thiết bị an ninh giám sát thông minh như Camera AI sẽ tự động cảnh báo khi có sự bất thường, hay thiết bị cảm biến nhiệt độ, độ ẩm sẽ theo dõi nhiệt độ môi trường giúp bảo vệ hàng hóa nhạy cảm. Sử dụng báo động và kiểm soát ra vào trong kho.

[shortcoe=lien-he]

Thường xuyên đo lường hiệu quả công việc có sự cải tiến liên tục

Quy trình quản lý kho chỉ thực sự hiệu quả khi được kiểm tra, đánh giá và cải tiến thường xuyên. Việc đo lường hiệu suất không chỉ giúp phát hiện vấn đề kịp thời mà còn lựa ra các biện pháp để điều chỉnh, để cải tiến và tối ưu vận hành, nâng cao năng lực kiểm soát kho hàng về lâu dài. Đây là bước then chốt để giữ vững sự ổn định và tránh thất thoát trong dài hạn.

Sử dụng robot quả lý kho hàng 

Sử dụng công nghệ tự động hóa và robot trong kho để di chuyển hàng, bốc dỡ hàng, hạn chế sức lao động, tăng tốc độ xử lý đơn hàng.

Sử dụng hệ thống lưu trữ hàng hóa trong kho hàng như kệ công nghiệp, ke-kho-hang bao gồm loại kệ nặng, kệ sàn, kệ trung tải… Để có sự phân loại, bảo quản hàng hóa, giúp kiểm kê dễ dàng, kiểm soát tốt hàng tồn và tối ưu không gian lưu  trữ kho cho doanh nghiệp… 

Như vậy có rất nhiều cách để kiểm soát hàng hóa thất thoát trong kho cho doanh nghiệp, việc áp dụng các ứng dụng công nghệ hiện nay đang là xu hướng mà doanh nghiệp nào cung cần sử dụng, bởi chúng mang lại lợi ích rất lớn:

• Giảm thiểu thất thoát và sai sót thủ công
• Nâng cao độ chính xác và minh bạch trong quản lý
• Tăng tốc độ xử lý và phản ứng với sự cố
• Tiết kiệm chi phí nhân sự và vận hành lâu dài

  Liên Hệ Để Được Tư Vấn Thiết Kế Miễn Phí

Như vậy quy trình quản lý kho hàng hạn chết thất thoát hàng hóa cần thực hiện đầy đủ chặt chẽ các phương pháp trên, trong đó việc sử dụng hệ thống lưu trữ hàng cũng vô cùng quan trọng. Vì vậy tìm đơn vị uy tín để cung cấp kệ thực sự cần thiết. Vì vậy hãy để tổng kho giá kệ Thăng Long giúp bạn chọn được kệ kho phù hợp với không gian, hàng hóa để ứng dụng vào quy trình quản lý kho một cách hiệu quả, giảm rủi ro nhất. 

Hãy kết nối  với chúng tôi ngay nếu bạn đang cần tư vấn, báo giá cụ  thể nhé.

CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ TRANG THIẾT BỊ THĂNG LONG
Hotline/zalo tư vấn bán hàng: 0919.467.868 - 0964.196.611
Khu vực Miền Bắc: Số 27-28 Liền Kề 22 KDT Mới Vân Canh HUD, Hoài Đức, Hà Nội
Khu vực Miền Nam: 60/6C Bà Điểm 5, ấp Tây Lân, Xã Bà Điểm, Huyện Hóc Môn, TP. Hồ Chí Minh.
Chi nhánh Thanh Hóa: 144 Tống Duy Tân TP Thanh Hóa. ĐT: 0915902626.
Chi nhánh Lâm Đồng: Thôn 1 Xã Đạ Tồn, Huyện Đạ Huoai, Tỉnh Lâm Đồng. ĐT: 0965.181.611 - 0797.552.558