Phương pháp để quản trị kho hàng hiệu quả

Quản trị kho hàng là công việc quan trọng trong chuỗi cung ứng, logistics. Đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hàng hóa được lưu trữ, quản lý, phân phối hiệu quả. Vậy phương pháp để quản trị kho hàng hiệu quả là gì? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé.

Quản trị kho hàng là gì?

Quản trị kho hàng bao gồm việc kiểm soát những hoạt động hàng ngày trong kho như nhập kho, xuất kho, kiểm kê, quản lý vận chuyển nhằm đáp ứng được nhu cầu sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Tìm hiểu về quản trị kho hàng?

Trong logistics, quản trị kho hàng đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng mọi sản phẩm đều được quản lý, theo dõi, kiểm soát hiệu quả, góp phần nâng cao hiệu quả, lợi nhuận của doanh nghiệp.

Lợi ích của việc quản trị kho hàng là gì?

Với sự phát triển của Logistics, hoạt động quản trị kho hàng càng trở nên ý nghĩa, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

- Quản lý kho hàng đúng cách sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu được chi phí lưu kho, vận chuyển và xử lý hàng hóa để từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.

- Khi kho hàng được quản lý tốt, doanh nghiệp có thể đáp ứng nhanh chóng được nhu cầu của khách hàng, tăng sự hài lòng và sự trung thành của họ, từ đó tăng cường sự cạnh tranh trên thị trường.

Lợi ích khi quản trị kho hàng

- Việc quản trị kho hàng hiệu quả cho phép doanh nghiệp đảm bảo hàng hóa được lưu trữ trong điều kiện an toàn, chất lượng để từ đó chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp sẽ được cải thiện, nâng cao.

- Nếu doanh nghiệp thực hiện tốt quá trình lý kho hàng sẽ tạo điều kiện thuận lợi để giảm thiểu những rủi ro liên quan tới kho như thất thoát, hư hỏng hàng hóa, cháy nổ.

Phương pháp để quản trị kho hàng hiệu quả

Để quản lý kho hàng được hiệu quả, doanh nghiệp cần phải áp dụng những phương pháp và quy trình phù hợp. Dưới đây là một số phương pháp nổi bật mà doanh nghiệp có thể tham khảo:

Quản trị kho bằng kinh nghiệm

Phương pháp quản lý kho này dựa trên kinh nghiệm của nhà quản lý để vận hành kho. Phương pháp này chỉ nên áp dụng đối với các kho nhỏ, số lượng hàng ít, các mặt hàng không nhiều.

Phương pháp này mất không nhiều thời gian để ghi chép sổ sách. Tuy nhiên lại dễ nhầm lẫn, dẫn tới không có dữ liệu để đối chiếu khi xảy ra vấn đề. Phương pháp này ít được sử dụng vì độ chính xác không cao.

Quản lý kho hàng bằng sổ sách

Phương pháp quản lý kho này khá tiện lợi và dễ dàng cho việc lưu trữ thông tin hàng hóa xuất nhập kho. 

Tuy nhiên khi có phát sinh giao dịch mới thì sẽ tốn nhiều thời gian để cập nhật số liệu theo cách thủ công. Khả năng nhầm lẫn thông tin cũng sẽ xảy ra và số liệu sổ sách không khớp với thực tế, dẫn đến phát sinh khó giải quyết.

Quản trị kho hàng bằng việc sử dụng kệ kho hàng

Phương pháp quản trị kho hàng bằng việc sử dụng kệ kho hàng là một giải pháp hiệu quả giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ và nâng cao khả năng tổ chức hàng hóa. Sử dụng kệ cho phép phân chia hàng hóa theo từng khu vực hoặc loại sản phẩm, từ đó dễ dàng theo dõi và kiểm soát lượng tồn kho.

Hiện tại, Thăng Long chuyên sản xuất và cung cấp sản phẩm giá kệ để hàng, một trong những đơn vị tiên phong hàng đầu trong lĩnh vực giá kệ tại Việt Nam. Chúng tôi hiểu rõ về nhu cầu và tiêu chí kệ kho hàng tiêu chuẩn để từ đó cung cấp cho khách hàng giải pháp chứa hàng trong kho tối ưu nhất.

Phương pháp quản trị kho hàng bằng phần mềm

Đây là một phương pháp phổ biến và mang lại hiệu quả cao hơn, đặc biệt là đối với những đơn vị phân phối số lượng hàng hóa lớn. Việc sử dụng phần mềm sẽ giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu và độ chính xác cao hơn.

Kho hàng lớn với hàng trăm mã hàng hóa sẽ khiến cho việc quản lý trên giấy tờ, excel trở nên khó khăn, mất kiểm soát. Vì vậy, đầu tư một phần mềm quản lý không chỉ là giải pháp hoàn hảo mà còn giúp cho doanh nghiệp quản lý được nhiều mảng hơn như nhân sự, doanh thu, lợi nhuận,...

Quản lý bằng việc áp dụng FIFO/LIFO

FIFO và LIFO hay nhập trước - xuất trước và nhập trước - xuất sau là 2 cách quản lý hàng trong kho. Đúng với tên gọi của nó, mỗi cách nhập - xuất này đều phù hợp với từng mặt hàng mà doanh nghiệp đang sản xuất và kinh doanh.

Sắp xếp kho hàng theo SKU

Stock Keeping Unit (SKU) là một đơn vị phân loại hàng hóa. Sắp xếp theo SKU có nghĩa là căn cứ vị trí lưu trữ hàng hóa cũng như tính chất của hàng mà doanh nghiệp sẽ đặt tên cho hàng hóa. Việc đặt tên cho hàng hóa thường là một chuỗi các ký tự bao gồm cả chữ và số.

Ví dụ: 

Sử dụng mã vạch hoặc dán nhãn để quản lý kho hàng

Để phân biệt được các sản phẩm lưu trữ, mỗi sản phẩm đều cần phải dán nhãn. Nhãn dán có thể chứa mã SKU hoặc kết hợp với máy quét mã vạch. Mỗi mặt hàng sẽ được quét mã vạch để tạo phiếu nhập khi nhập khi. 

Phiếu nhập sẽ chứa các thông tin liên quan tới sản phẩm. Các thông tin này sẽ được lưu trữ, sử dụng trong suốt cả quá trình nhập hàng hay quản lý hàng tồn kho.

Trên đây là các phương pháp quản trị kho hàng một cách hiệu quả. Việc áp dụng các phương pháp hiện đại và tối ưu hoá quy trình là yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất và đáp ứng nhu cầu thị trường. Khi kho hàng được quản trị tốt, doanh nghiệp sẽ có thể vận hành trơn tru hơn, tạo ra lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường.