Chuẩn hóa quy trình xuất kho hàng cho doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp thực hiện chuẩn hóa quy trình xuất kho hàng hóa một cách tối ưu và chuyên nghiệp chính là giải pháp tiết kiệm thời gian, quản lý và vận hàng kho hàng. Đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định, hiệu quả cao. 

Quy trình xuất kho là gì?

Quy trình xuất kho là thực hiện các bước chuyển vật tư, hàng hóa, sản phẩm từ kho ra bên ngoài, nhằm mục đích sản xuất, kinh doanh, vận chuyển, giao hàng cho khách. Quy trình xuất hàng đòi hỏi sự tỉ mỉ, kiểm tra hàng hóa kỹ lưỡng đảm bảo được số lượng và chất lượng để giảm thiểu rủi ro. Song song với nhập kho thì xuất kho cũng vô cùng quan trọng, sẽ đảm bảo được sự minh bạch, chính xác, kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, nâng cao uy tín của doanh nghiệp.

Tại sao phải tuân thủ quy trình xuất kho

Việc tuân thủ, thực hiện một cách chuẩn hóa quy trình xuất kho hàng mang lại khá nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như sau: 

• Đảm bảo xuất đúng hàng

Thực hiện xuất hàng kỹ lưỡng, có sự kiểm tra nghiêm ngặt sẽ tránh nhầm lẫn chủng loại, kích thước hàng hóa. Đảm bảo được chất lượng sản phẩm trước khi xuất kho đến người tiêu dùng hoặc đưa vào sản xuất. Từ đó hạn chế các rủi ro trong quá trình sản xuất, kinh doanh tránh gây ảnh hưởng đến uy tín và tốn chi phí cho doanh nghiệp. 

• Tối ưu được công việc quản lý kho hàng 

Tuân thủ được quy trình xuất hàng sẽ cập nhật chính xác lượng hàng còn lại trong kho, dễ dàng kiểm kê lượng hàng trong kho, giúp kiểm soát hàng tồn tốt hơn. 

• Hạn chế việc gian lận, thất thoát hàng hóa

Trong quy trình xuất hàng càng nghiêm ngặt càng  giám sát được việc xuất đúng hàng tránh mất mát, thất lạc hàng hóa. Tránh tình trạng gian lận xuất sai hàng, nhầm hàng ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp. 

• Nâng cao hiệu suất công việc

Tuân thủ tốt quy trình xuất kho sẽ tối ưu hóa thời gian làm việc, xử lý vấn đề phát sinh, tạo điều kiện cho các bộ phận sản xuất, kinh doanh trong công ty hoạt động trơn tru, không bị gián đoạn, đẩy nhanh tiến độ công công việc. 

• Đáp ứng yêu cầu pháp lý về quản lý hàng hóa

Thực hiện nghiêm túc các quy định xuất kho, đầy đủ hóa đơn, phiếu xuất hàng, sẽ phục  quyết toán thuế, báo cáo tài chính… Tránh được những rắc rối không mong muốn, giúp ổn định việc kinh doanh.

• Dễ dàng khi xử lý vấn đề phát sinh 

Khi các thông tin được ghi nhận, lưu trữ đầy đủ chứng từ sẽ giúp quá trình giải quyết lỗi hoặc tranh chấp, khiếu nại dễ dàng hơn. 

• Tạo ấn tượng tốt và uy tín với khách hàng, đối tác cho doanh nghiệp 

Một doanh nghiệp xuất hàng đúng hẹn, đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng, sẽ có được niềm tin với khách hàng, xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, ấn tượng với đối tác. 

Tóm lại tuân thủ quy trình xuất hàng nghiêm túc sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế được nhiều rủi ro, ổn định công việc kinh doanh và nâng cao uy tín, tin cậy với đối tác. 

  Liên hệ 0919.467.868 - 0964.196.611

Chuẩn hóa quy trình xuất kho hàng cho doanh nghiệp

Để có thể đảm bảo hàng hóa được xuất kho hiệu quả, hạn chế sai sót các bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Lập phiếu xuất kho

Tạo phiếu xuất kho là bước đầu tiên để nhân viên nắm được số lượng hàng, mẫu mã, kiểu dáng, kích thước và các yêu cầu về chất lượng. Từ đó sẽ là cơ sở để xuất đúng hàng, hạn chế sai sót. 

Bước 2: Kiểm tra và phê duyệt

Bộ phận quản lý sẽ có trách nhiệm kiểm tra phiếu xuất kho, đối chiếu với lượng hàng tồn kho để xem xét đảm bảo được số lượng hàng cần xuất hay không, từ đó sẽ có quyết định phê duyệt trước khi xuất kho.

Bước 3: Chuẩn bị hàng hóa và giấy tờ xuất kho

Khi đã được phê duyệt phiếu xuất, nhân viên cần chuẩn bị đủ các giấy tờ, hóa đơn và hàng hóa như phiếu xuất. Hàng hóa cần đảm bảo trong trình trạng đủ hàng, đáp ứng chất lượng, mẫu mã. 

Bước 4: Tiến hành xuất kho và cập nhật thông tin

Sau khi đã chuẩn bị đủ hàng cần đóng gói, ghi rõ thông tin sản phẩm trên bao bì và vận chuyển ra ngoài. Giao hàng minh bạch công khai cho bên vận chuyển hoặc khách hàng. 

Bước 5: Xác nhận và ghi nhận

Sau khi đã xuất đủ hàng 2 bên ký giao nhận, để đảm bảo chứng từ rõ ràng, nhân viên quản lý kho sẽ cập nhật vào hệ thống pháp lý để để quản lý hàng tồn. 

Bước 6: Lưu trữ chứng từ

Lưu trữ các giấy tờ liên quan, phiếu xuất kho để phục vụ quá trình kiểm tra, đối chiếu quyết toán… 

Các bước này có thể áp dụng quy trình xuất kho nguyên liệu, vật tư, thành phẩm và bán thành phẩm của các doanh nghiệp lớn nhỏ.

Bí quyết xuất kho hàng hóa tối ưu, chuyên nghiệp

Để giúp doanh nghiệp tối ưu về chi phí, thời gian xuất kho, thực hiện quản lý vận hàng kho hàng chuyên nghiệp có thể tham khảo các phương pháp sau: 

• Áp dụng phần mềm quản lý kho 
• Tạo quy trình chuẩn hóa xuất kho hàng cho doanh nghiệp
• Phân loại hàng hóa, sắp xếp theo sơ đồ, khu vực
• Áp dụng nguyên tắc quản lý hàng hóa FILO và LIFO
• Luôn kiểm tra hàng hóa trước khi xuất ra khỏi kho
• Tạo sơ đồ quy trình xuất kho 
• Đào tạo kỹ năng nhân viên
• Kiểm soát chặt chẽ chứng từ

Trong thời đại công nghệ 4.0 việc áp dụng khoa học công nghệ hiện đại trong quản lý kho là điều cần thiết, giúp doanh nghiệp xuất kho nhanh, chính xác, hiệu quả tiết kiệm.

  Liên Hệ Để Được Tư Vấn Thiết Kế Miễn Phí

Trên đây chính là những chia sẻ về khái niệm, lợi ích, cách thức xuất kho hàng đơn giản, chuyên nghiệp và hiệu quả. Chúng tôi hy vọng những nội dung này sẽ góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp, trong quản lý và xuất nhập kho bãi cho doanh nghiệp của bạn.

Nếu bạn cũng đang quan tâm các giải pháp lưu trữ kho chứa hàng, setup kho bãi để hàng với hệ thống giá kệ công nghiệp, kệ đa năng, hãy liên hệ với chúng tôi ngày để tư vấn kỹ hơn nhé. 

CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ TRANG THIẾT BỊ THĂNG LONG
Hotline/zalo tư vấn bán hàng: 0919.467.868 - 0964.196.611
Website: Tongkhogiake.com
Khu vực Miền Bắc: Số 27-28 Liền Kề 22 KDT Mới Vân Canh HUD, Hoài Đức, Hà Nội
Khu vực Miền Nam: 60/6C Bà Điểm 5, ấp Tây Lân, Xã Bà Điểm, Huyện Hóc Môn, TP. Hồ Chí Minh.
Chi nhánh Thanh Hóa: 144 Tống Duy Tân TP Thanh Hóa. ĐT: 0915902626.
Chi nhánh Lâm Đồng: Thôn 1 Xã Đạ Tồn, Huyện Đạ Huoai, Tỉnh Lâm Đồng. ĐT: 0965.181.611 - 0797.552.555