Chia sẻ kinh nghiệm quản trị hàng tồn kho hiệu quả, tối ưu chi phí

Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp việc quản trị hàng tồn kho là việc không thể thiếu. Quản trị hàng hóa tồn kho hiệu quả giúp giảm chi phí và đảm bảo cung cấp đủ hàng hóa, đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng. Điều này đòi hỏi phải có kinh nghiệm quản trị kho hàng thực hiệu, vì vậy hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về kinh nghiệm quản trị hàng tồn kho hiệu quả tối ưu chi phí dưới đây nhé. 

Quản trị hàng tồn kho là gì? 

Quản trị hàng tồn kho (Inventory Management) là quá trình lập kế hoạch, kiểm soát, tổ chức và tối ưu hóa việc lưu trữ, bảo quản hàng hóa. Với mục đích giúp doanh nghiệp đáp ứng được nhu cầu khách hàng một cách hiệu quả. Quản lý hàng tồn kho sẽ bao gồm các hạng mục quản lý số lượng, giá trị, vị trí và luồng hàng hóa từ khi nhập đến xuất kho hoặc tiêu thụ một cách hiệu quả, chính xác.

Tầm quan trọng của quản trị hàng tồn kho

Quảng trị hàng tồn kho là một phần không thể thiếu trong lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp, công việc luôn đòi hỏi có sự theo dõi chặt chẽ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Để nắm được tình hình biến động giá thành trên thị trường, điều phối hàng hóa kịp thời, hạn chế tình trạng cháy hàng hoặc tồn đọng hàng quá lớn. 

Doanh nghiệp thực hiện tốt công việc quản trị tồn kho sẽ giảm được rủi ro trong quản lý kho hàng, tối ưu hóa chi phí và diện tích kho, đảm bảo được lượng hàng hóa cung cấp cho khách hàng, nâng cao uy tín và năng lực quản lý của doanh nghiệp. 

Mục tiêu quản trị hàng tồn kho

Mục đích doanh nghiệp chú trọng quản trị hàng tồn kho hiệu quả như sau:

• Đảm bảo nguồn cung ứng hàng hóa ổn định cho khách hàng

Theo dõi được lượng hàng hóa trong kho để kịp thời bổ sung tránh việc cháy hàng, hoặc phân phối hàng hóa để tránh tồn đọng hàng quá nhiều.

• Giảm thiểu được chi phí vận hành, quản lý kho hàng 

Quản lý tốt hàng tồn sẽ hạn chế được rủi ro về tài chính, tối ưu chi phí quản lý, vận hành mở rộng kho, hạn chế hư hỏng hàng hóa. 

• Nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng 

Quản lý tốt hàng tốt sẽ vận hành được dòng chảy hàng hóa từ nhà cung cấp đến khách hàng, 

• Duy trì được khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp

Tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên tăng tốc độ phản hồi nhu cầu thị trường

Phương thức quản trị hàng tồn kho chuyên nghiệp

Phương thức quản trị hàng tồn kho chuyên nghiệp chính là áp dụng các phương thức quản lý, lưu trữ, kiểm soát và vận chuyển hàng hóa giúp hoạt  động kinh doanh được vận hành hiệu quả. 

Phân loại hàng hóa trong kho

Việc phân loại hàng hóa trong kho sẽ giúp cho việc quản lý dễ dàng hơn, chúng ta có thể phân loại theo các cách như sau: 

Phân loại hàng hóa theo mức độ quan trọng và doanh thu từ cao đến thấp

Ví dụ: 

• Nhóm hàng A: là nhóm hàng có doanh thu lớn nhất, là nhóm hàng quan trọng nhất
• Nhóm hàng B: là nhóm hàng có doanh thu trung bình, vừa phải, mức độ quan trọng trung bình
• Nhóm hàng C: là nhóm hàng có doanh thu thấp, mức độ ít quan trọng

Phân loại hàng hóa theo mức độ quan trọng và hoạt động sản xuất, kinh doanh

Ví dụ:

• Nhóm hàng thiết yếu (Vital), không thể thiếu trong hoạt động sản xuất và kinh doanh
• Nhóm hàng quan trọng (Essential), cần thiết với hoạt động sản xuất và kinh doanh
• Nhóm hàng quan trọng tuy nhiên không thiết yếu (Desirable)

Phân loại theo tốc độ tiêu thụ, bán hàng

Ví dụ:

• Nhóm hàng bán nhanh (Fast), tốc độ quay vòng nhanh 
• Nhóm hàng bán chậm (Slow), tốc độ quay vòng thấp
• Nhóm hàng bán trung bình (Normal), tốc độ quay vòng trung bình
• Nhóm hàng bán lỗi (Obsolete), không có nhu cầu trên thị trường

Xác định mức tồn kho

Có 3 mức độ tồn kho phổ biến, dễ dàng xác định như sau:

• Mức tồn kho tối thiểu nhất: Là lượng hàng hóa tối thiểu mà doanh nghiệp cần dự trữ để đáp ứng được nhu cầu khách hàng, đảm bảo không bị giám đoạt hoạt động sản xuất.
• Mức độ tồn kho tối đa: Là lượng hàng hóa tối đa mà doanh nghiệp có thể dự trữ, tránh tốn quá nhiều chi phí cho lưu kho cũng như cân nhắc rủi ro hàng hóa, lỗi thời.
• Mức độ tồn kho an toàn: Là lượng hàng hóa dự phòng giúp doanh nghiệp không bị thiếu thiếu hàng trong trường hợp nhu cầu tiêu thụ tăng đột biến, phòng trường hợp xảy ra rủi ro trong sản xuất và cung ứng. 

Áp dụng phương thức quản lý kho

Có rất nhiều phương thức quản lý kho hàng, doanh nghiệp cần chọn phương pháp phù hợp mang lại hiệu quả cao, dưới đây là những phương pháp phổ biến và hiệu quả được nhiều đơn vị áp dụng:

• Phương pháp FIFO (First - In, First - Out) là phương thức hàng nhập trước sẽ xuất trước, hàng nhập sau sẽ xuất sau. Phù hợp với những hàng hóa có hạn sử dụng ngắn và dễ bị lỗi thời.
• Phương thức LIFO (Last-In, First-Out) là phương thức hàng hóa nhập sau sẽ xuất kho trước, hàng nhập trước sẽ xuất sau. Phù hợp với những sản phẩm có giá trị biến động theo thị trường như vật tư, vật liệu xây dựng, nguyên liệu sản xuất và chế biến…
• Phương pháp FEFO (First Expired First Out) là phương pháp xuất hàng hóa có hạn sử dụng ngắn trước như thực phẩm, thuốc, đồ ăn nhanh, hàng tiêu dùng hàng ngày…

Áp dụng phương pháp  quản lý hàng hóa ổn định (EOQ)

EOQ ( Economic order quantity ) là phương pháp tối ưu hóa chi phí quản trị kho bằng cách xác định số lượng hàng đặt tối ưu nhất, từ đó tối thiểu được chi phí đặt hàng, lưu kho, vận hành…

Tuy nhiên phương thức này chỉ phù hợp với những sản phẩm có nhu cầu ổn định, ít có sự biến động từ thị trường, dễ dàng dự đoán.

Phương pháp quản lý Just - in - time

Viết tắt là JIT là hình thức quản lý hàng hóa tồn kho với mục đích hạn chế tối đa sản phẩm trong kho, bằng phương pháp chỉ sản xuất hàng hóa cần thiết hoặc nhập hàng thiết yếu theo nhu cầu khách hàng, liên tục cải tiến quy trình sản xuất và quản lý. 

  Liên hệ 0919.467.868 - 0964.196.611

Những thách thức trong quản trị hàng tồn kho

Quản trị hàng hóa tồn kho không phải là việc dễ dàng nhất là trong giai đoạn thị trường biến động như hiện nay. Bên cạnh mang đến nhiều cơ hội thì các doanh nghiệp cũng có nhiều thách thức không hề nhỏ như:

• Khó khăn trong việc dự đoán nhu cầu thị trường, dễ dẫn đến tồn kho quá thấp hoặc quá cao
• Lượng hàng hư  hỏng, hao hụt hoặc thất thoát trong quá trình vận hành và lưu chuyển lớn
• Khó tính toán, tối ưu chi phí quản lý kho
• Tổ chức hàng hóa trong kho gặp nhiều khó khăn, chưa tối ưu được không gian để hàng cũng như truy xuất hàng hóa không dễ dàng
• Các hoạt động xuất, nhập hàng, kiểm kê hàng hóa thủ công gặp nhiều sai sót, hiệu quả chưa cao

Những lưu ý trong quản trị hàng tồn kho 

Trước những thách thức trong quản trị hàng tồn kho, chúng ta nên tham khảo một số lưu ý dưới đây:

• Xác định rõ mục đích quản trị hàng tồn kho
• Phân loại rõ ràng các loại hàng tồn để dễ dàng trong việc quản lý, kiểm kê
• Giảm thiểu hàng tồn kho không cần thiết, bằng cách cắt bớt việc tồn kho những mặt hàng luân chuyển chậm, không phù hợp với nhu cầu thị trường
• Nhập kế hoạch nhập hàng cụ thể, tránh nhập dư thừa
• Thiết lập định mức tồn kho hợp lý, xác định được mức tối thiểu và tối ưu kho
• Kiểm soát tốt hàng tồn kho dựa trên số liệu thực tế và hệ thống, áp dụng phương pháp FIFO và LIFO tùy vào hình thức kinh doanh 
• Nên ứng dụng công nghệ để quản trị kho hàng chính xác, hiệu quả 
• Đào tạo nhân viên có kỹ năng quản lý, vận hành kho
• Thường xuyên đo lường cải tiến chất lượng dịch vụ trong quản trị kho 
• Xử lý hàng tồn kho chậm luân chuyển bằng cách giảm giá, khuyến mãi, hoặc tái chế.
• Đánh giá định kỳ để loại bỏ các mặt hàng không còn phù hợp với nhu cầu thị trường

  Liên Hệ Để Được Tư Vấn Thiết Kế Miễn Phí

Như vậy công việc quản trị kho hàng không hề đơn giản, tuy nhiên cũng không phải quá khó, việc tìm hiểu và áp dụng các phương pháp quả trị hàng tồn sẽ tối ưu được thời gian, chi chí và nâng cao hiệu suất quản lý kho cho doanh nghiệp. Thăng Long hy vọng với những chia sẻ này sẽ cung cấp thông tin hữu ích cho các bạn. 

Với kinh nghiệm thiết kế, thi công các hệ thống kệ lưu trữ kho chứa hàng, Thăng Long tự tin thiết kế các nhà kho, nhà xưởng để hàng, giúp doanh nghiệp tận dụng không gian để lắp đặt hệ thống lưu trữ hàng hóa như kệ Drive - in, kệ selective, kệ sàn, kệ double - deep, … thực hiện tốt các phương pháp vận hành FIFO hoặc LIFO. Vì vậy các bạn cần sự tư vấn, thiết kế hãy kết nối với chúng tôi để được hỗ trợ sớm nhất nhé. 

CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ TRANG THIẾT BỊ THĂNG LONG
Hotline/zalo tư vấn bán hàng: 0919.467.868 - 0964.196.611
Website: Tongkhogiake.com
Khu vực Miền Bắc: Số 27-28 Liền Kề 22 KDT Mới Vân Canh HUD, Hoài Đức, Hà Nội
Khu vực Miền Nam: 60/6C Bà Điểm 5, ấp Tây Lân, Xã Bà Điểm, Huyện Hóc Môn, TP. Hồ Chí Minh.
Chi nhánh Thanh Hóa: 144 Tống Duy Tân TP Thanh Hóa. ĐT: 0915902626.
Chi nhánh Lâm Đồng: Thôn 1 Xã Đạ Tồn, Huyện Đạ Huoai, Tỉnh Lâm Đồng. ĐT: 0965.181.611 - 0797.552.555