Thẻ kho là gì? Hiểu đúng để quản lý hàng hóa và kho hàng hiệu quả hơn

Thẻ kho là một công cụ hữu ích và có vai trò quan trọng, giúp doanh nghiệp kiểm soát số lượng hàng hóa xuất - nhập - tồn một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Bởi vậy việc hiểu rõ thẻ kho là gì sẽ giúp doanh nghiệp ứng dụng đúng cách, hiệu quả, hạn chế được những sai sót trong quá trình vận hành kho. 

Thẻ kho là gì? 

Thẻ kho được coi là phiếu theo dõi vật tư, hàng hóa trong kho, đây một loại chứng từ kế toán sử dụng để ghi chép và theo dõi thông tin về lượng hàng hóa xuất nhập trong các kho. Với mỗi mặt hàng sẽ có loại thẻ kho riêng, sẽ được nhân viên cập nhật hàng ngày sau mỗi lần xuất hay nhập hàng. 

Đặc điểm của thẻ kho tiêu chuẩn sẽ có các thông tin cơ bản như sau:

• Tên kho và địa điểm lưu trữ
• Tên hàng hóa, mã hàng hóa, đơn vị tính
• Cột ngày tháng cụ thể, chứng từ xuất nhập rõ ràng
• Số lượng hàng nhập - xuất - tồn sau mỗi giao dịch
• Chữ ký thủ kho và kế toán vật tư

Lợi ích khi sử dụng thẻ kho

Mặc dù thẻ kho không phải bắt buộc nhưng lại là công cụ giúp nhân viên phản ánh chính xác số lượng tồn thực tế tại kho, từ đó làm căn cứ đối chiếu với kế toán vật tư, hàng hóa. Qua đó giúp doanh nghiệp kiểm soát được lượng hàng tồn, trách thất thoát và nhầm lẫn, để đưa ra kế hoạch nhập - xuất và tồn hàng hợp lý. 

Các loại thẻ kho được dùng phổ biến hiện nay

Có rất nhiều loại thẻ kho khác nhau, phụ thuộc vào quy mô hoạt động và quản lý của từng doanh nghiệp để chọn loại thẻ kho phù hợp. Với mỗi loại đều có ưu điểm và nhược điểm riêng, dưới đây là 4 loại thẻ kho được dùng phổ biến nhất hiện nay. 

Thẻ kho giấy truyền thống

Thẻ kho bằng giấy là loại thẻ kho cơ bản và lâu đời nhất, được in sẵn theo mẫu quy định của Bộ Tài Chính. Với các khổ giấy A4, A5, A6, mẫu số S12-DN hoặc S12-VT.

• Đặc điểm: Ghi chép thủ công bằng tay, cập nhập sau mỗi lần xuất nhập hàng hóa
• Ưu điểm: Dễ sử dụng, chi phí thấp, không cần thiết bị hỗ trợ hay phần mềm
• Nhược điểm: Dễ sai sót khi ghi tay, mất thời gian đối chiếu dữ liệu, khi có nhiều hàng khó kiểm tra nhanh. Bởi vậy loại thẻ kho này chỉ phù hợp với những doanh nghiệp vừa và nhỏ,  những nơi chưa áp dụng hệ thống quản lý điện tử. 

Thẻ kho Excel

Thẻ kho Excel còn được gọi là thẻ kho bán điện tử, đây là phiên bản của thẻ giấy, được phép nhập liệu và lưu trữ trên máy tính bằng phần mềm  Microsoft Excel.

• Đặc điểm: Có công thức ghi chép, tính toán tự động
• Ưu điểm: Thuận tiện, dễ sử dụng, nhanh chóng và chính xác, có thể in báo cáo định kỳ 
• Nhược điểm: Phụ thuộc vào người nhập liệu, dễ sai công thức, không đồng bộ công thức nếu nhiều người thao tác. Bởi vậy loại thẻ kho nay đòi hỏi phải thực hiện cẩn thận, thường xuyên kiểm tra, phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, muốn quản lý hiệu quả mà không cần đầu tư phần mềm. 

Thẻ kho điện tử thực hiện trên phần mềm quản lý kho

Thẻ kho điện tử được coi là loại thẻ kho hiện đại hiện nay, được tích hợp phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp như Sapo, Kiotviet, Bravo…

• Đặc điểm: Mọi dữ liệu xuất, nhập hay tồn được cập nhật tự động theo thời gian thực
• Ưu điểm: Hạn chế dược sai sót, hạn chế thất thoát hàng hóa, tra cứu tồn kho theo mã hàng, lô hàng và chi nhánh dễ dàng, có thể kết nối với kế toán bán hàng và vận chuyển.
• Nhược điểm: Chi phí đầu tư ban đầu cao, cần đào tạo nhân viên sử dụng, đây là loại thẻ kho phù hợp với những doanh nghiệp lớn, các kho hàng có nhiều chi nhánh, và hệ thống phân phối bán lẻ. 

Thẻ kho quét mã vạch

Đây là xu hướng của nhiều kho hàng thông minh hiện đại, giúp kết nối thẻ kho điện tử với hàng hóa thực tế. 

• Đặc điểm: Mỗi sản phẩm được dán mã vạch riêng, nhân viên chỉ cần quét mã là hệ thống tự động cập nhật tồn kho. 
• Ưu điểm: Tốc độ xử lý nhanh, giảm tốc độ sai sót khi nhập dữ liệu, dễ tích hợp với hệ thống quản lý ERP hoặc phần mềm bán hàng.
• Nhược điểm: Cần đầu tư thiết bị quét mã và phần mềm tương thích

Phù hợp với những kho hàng lớn, các siêu thị và sàn thương mại điện tử, các doanh nghiệp logistics, đơn vị sản xuất số lượng hàng hóa lớn. 

Những ứng dụng của thẻ kho

Trong quá trình vận hành kho hàng, thẻ kho không chỉ là công cụ ghi chép số liệu mà còn đóng vai trò trung tâm hệ thống quản lý hàng hóa. Việc sử dụng cũng như cập nhật thẻ kho đúng cách đã giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt lượng hàng tồn, tối ưu được quy trình nhập, xuất hàng, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý.

Một số ứng dụng thực tiễn phổ biến và quan trọng dưới đây:

• Theo dõi số lượng hàng tồn một cách chính xác
• Hỗ trợ việc kiểm kê kho hàng định kỳ
• Là căn cứ đối chiếu với sổ kế toán
• Hỗ trợ lập kế hoạch xuất - nhập khẩu hiệu quả
• Quản lý và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên kho
• Ứng dụng quản lý kho hiện đại cũng như hòa nhập với thời đại chuyển đổi số

  Liên hệ 0919.467.868 - 0964.196.611

Những lưu ý khi sử dụng thẻ kho

Nên tạo thẻ kho riêng cho mỗi loại kho hàng

Việc gộp chung nhiều mặt hàng trên cùng một thẻ rất dễ nhầm lẫn, cho nên cần tách riêng mã hàng, loại hàng hóa, quy cách từng sản phẩm cụ thể. Cần phải ghi rõ thông tin sản phẩm từ tên, mã, đơn vị tính và vị trí lưu trữ. Điều này sẽ giúp dễ sàng theo dõi, kiểm kê khi cần.

Ghi chép thẻ kho đầy đủ, kịp thời và đúng lúc: Để tránh dồn số liệu thủ kho cần cập nhật sau mỗi lần xuất hay nhập hàng, nên ghi rõ ngày tháng, số chứng từ, số lượng nhập xuất, người giao nhận hàng. Số liệu trên thẻ phải có sự trùng khớp với số liệu chức từ thực tế và sổ kế toán

Bảo quản thẻ kho cẩn thận, tránh làm mất hoặc hư hỏng, lưu trữ đúng quy định: Thẻ kho được coi là chứng từ kế toán hợp lệ, nên cẩn lưu trữ cẩn thận để khi cần đối chiếu còn có dữ liệu phục vụ quá trình kiểm tra. 

Đối chiếu định kỳ giữa thẻ kho và sổ kế toán: Việc đối chiếu sẽ đảm bảo dữ liệu chính xác, nếu phát hiện những sự  chênh lệch sẽ kịp  thời xử lý. 

Phân quyền rõ ràng giữa kế toán và thủ kho: Điều này sẽ phân tách trách nhiệm rõ ràng, trách sai sót chồng chéo, nâng cao trách nhiệm của từng bộ phận. 

Sử dụng công nghệ để quản lý thẻ kho thông minh hơn: Đã có nhiều doanh nghiệp chuyển từ thẻ kho giấy sang thẻ kho điện tử, trên phần mềm quản lý. Điều này giúp doanh nghiệp hiện đại hóa quy trình quản lý kho, nâng cao năng suất và độ chính xác. 

Về cơ bản thẻ kho có vai trò như một chứng từ quan trọng, nâng cao hiệu suất công việc và tiến độ làm việc của kế toán. Tuy nhiên theo pháp luật thẻ kho cũng không phải là chứng từ bắt buộc. Vì không phải kho hàng nào cũng có quy mô rộng và lượng hàng lớn cần đến thẻ kho để check. Việc sử dụng thẻ kho có thể thay đổi tùy vào mô hình kinh doanh và ngành hàng. 

Giá kệ Thăng Long không chỉ là đơn vị cung cấp kệ lưu trữ kho mà còn hỗ trợ tư vấn, thiết kế mặt bằng, đưa ra giải pháp quản lý kho hàng chuyên nghiệp, tối ưu và hiệu quả. Vì vậy các bạn các sự hỗ trợ ngay kết nối nhanh với chúng tôi theo địa chỉ dưới đây để được tư vấn thêm nhiều thông tin hữu ích khác.

CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ TRANG THIẾT BỊ THĂNG LONG
Website: Tongkhogiake.com
Hotline/Zalo: 0919.467.868 - 0964.196.611
Khu vực Miền Bắc: Số 27-28 Liền Kề 22 KDT Mới Vân Canh HUD, Hoài Đức, Hà Nội
Khu vực Miền Nam: Số 15 Quốc lộ 22, ấp Trạm Bơm, xã Củ Chi, TP Hồ Chí Minh.
Chi nhánh Thanh Hóa: 144 Tống Duy Tân TP Thanh Hóa. ĐT: 0915902626.
Chi nhánh Lâm Đồng: Thôn 1 Xã Đạ Tồn, Huyện Đạ Huoai, Tỉnh Lâm Đồng. ĐT: 0965.181.611 - 0797.552.558