Tư Vấn Thiết Kế Miễn Phí
Giao Hàng Nhanh Toàn Quốc
Cam Kết Giá Tốt Nhất
Bảo Hành Dài Hạn
Danh mục sản phẩm
Danh mục sản phẩm
Trong quản lý hàng hóa, phiếu xuất kho là chứng từ quan trọng để ghi nhận việc xuất hàng, phục vụ hạch toán và kiểm soát chi phí. Nếu lập sai hoặc thiếu sót, doanh nghiệp dễ gặp rủi ro trong quản lý và đối chiếu số liệu. Vì vậy, nắm rõ quy trình viết phiếu chuẩn là bước cần thiết để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
Phiếu xuất kho là chứng từ kế toán dùng để ghi nhận việc đưa hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ… ra khỏi kho. Đây là căn cứ quan trọng để thủ kho theo dõi tình hình xuất hàng, đồng thời giúp kế toán ghi chép chính xác các nghiệp vụ liên quan.
Loại phiếu này có vai trò quản lý chặt chẽ dòng hàng hóa ra khỏi kho, giúp doanh nghiệp tránh thất thoát, kiểm soát chi phí và phục vụ công tác hạch toán kế toán. Bên cạnh đó, phiếu còn là tài liệu đối chiếu trong quá trình kiểm kê, đảm bảo tính minh bạch và chính xác của số liệu.
Tìm hiểu phiếu xuất kho là gì?
Việc lập và sử dụng phiếu được quy định trong các văn bản pháp luật hiện hành, tiêu biểu như Thông tư 200/2014/TT-BTC (chế độ kế toán doanh nghiệp lớn) và Thông tư 133/2016/TT-BTC (chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa). Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định này để đảm bảo hợp lệ về mặt chứng từ kế toán.
Mỗi phiếu xuất kho cần thể hiện rõ ràng tên doanh nghiệp, tên đơn vị trực thuộc (nếu có), cùng bộ phận yêu cầu xuất và bộ phận nhận hàng. Đây là cơ sở đầu tiên để xác định nguồn gốc của chứng từ và trách nhiệm của từng bộ phận trong quá trình xuất hàng.
Phiếu để xuất kho phải được đánh số hiệu theo quy tắc quản lý chứng từ của doanh nghiệp và ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu. Việc này giúp hệ thống chứng từ được quản lý khoa học, tránh thất lạc, đồng thời thuận tiện cho việc kiểm tra, tra cứu và đối chiếu về sau.
Nội dung bắt buộc trên phiếu xuất kho
Các chỉ tiêu về hàng hóa như tên hàng, mã hàng, quy cách, chủng loại, đơn vị tính cần được điền chính xác, đầy đủ. Đây là phần nội dung trọng yếu, đảm bảo thủ kho xuất đúng loại hàng, đúng tiêu chuẩn theo yêu cầu. Nếu thông tin thiếu hoặc sai, rất dễ dẫn đến tình trạng nhầm lẫn, ảnh hưởng đến sản xuất hoặc kinh doanh.
Phiếu cần nêu rõ số lượng hàng hóa thực tế xuất ra, kèm theo giá trị tính theo đơn giá và tổng thành tiền. Các thông tin này giúp kế toán theo dõi chính xác chi phí, đồng thời là căn cứ để kiểm soát tồn kho và lập báo cáo tài chính.
Một phiếu hợp lệ phải có đầy đủ chữ ký của người lập phiếu, thủ kho, kế toán trưởng và giám đốc hoặc người được ủy quyền. Chữ ký không chỉ mang tính xác nhận mà còn thể hiện trách nhiệm của từng cá nhân trong quá trình lập, duyệt và thực hiện xuất kho.
Quy trình bắt đầu khi bộ phận có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, công cụ hoặc hàng hóa lập đề nghị xuất kho. Yêu cầu này cần nêu rõ mục đích sử dụng, chẳng hạn phục vụ sản xuất, bán hàng, hay sử dụng nội bộ. Việc xác minh lý do xuất hàng là bước quan trọng để tránh tình trạng xuất kho sai mục đích hoặc vượt định mức cho phép.
Sau khi yêu cầu được chấp thuận, kế toán hoặc nhân viên phụ trách kho sẽ tiến hành lập phiếu theo mẫu quy định. Tất cả thông tin như tên hàng hóa, số lượng, đơn giá… phải được ghi rõ ràng, chính xác. Đồng thời, phiếu cần được đánh số theo trình tự để đảm bảo quản lý chặt chẽ và thuận tiện cho việc đối chiếu sau này.
Quy trình viết phiếu xuất kho chuẩn cho doanh nghiệp
Phiếu sau khi lập phải được chuyển đến người có thẩm quyền như kế toán trưởng hoặc giám đốc để kiểm tra và ký duyệt. Bước này nhằm đảm bảo phiếu hợp lệ về mặt pháp lý và chứng minh việc xuất kho đã được cấp có thẩm quyền đồng ý.
Khi phiếu đã được phê duyệt, thủ kho tiến hành xuất hàng theo đúng số lượng, chủng loại đã ghi. Trong quá trình này, thủ kho cần đối chiếu cẩn thận để tránh nhầm lẫn, sau đó ghi nhận nghiệp vụ xuất kho vào sổ theo dõi để cập nhật tồn kho chính xác.
Cuối cùng, phiếu được hoàn thiện và phân phối. Một bản lưu tại bộ phận kế toán để hạch toán, một bản lưu tại kho để quản lý hàng hóa, và một bản giao cho bộ phận nhận hàng để làm căn cứ đối chiếu. Việc lưu trữ đầy đủ chứng từ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn quá trình xuất kho và thuận lợi khi kiểm tra, kiểm toán.
Điền rõ ràng, không tẩy xóa
Mọi thông tin trên phiếu phải được ghi chép cẩn thận, rõ ràng, tuyệt đối không viết tắt khó hiểu hay tẩy xóa. Điều này giúp phiếu có tính pháp lý, đồng thời tránh những tranh chấp hoặc hiểu lầm khi đối chiếu sau này.
Đảm bảo chữ ký đúng người có thẩm quyền
Một phiếu chỉ hợp lệ khi có đủ chữ ký của người lập, thủ kho, kế toán trưởng và giám đốc (hoặc người được ủy quyền). Nếu thiếu hoặc ký sai thẩm quyền, phiếu có thể bị coi là vô hiệu, ảnh hưởng đến tính minh bạch của chứng từ.
Một số lưu ý khi lập phiếu xuất kho
Kiểm tra số lượng và đơn giá khớp với thực tế
Trước khi hoàn tất phiếu, cần đối chiếu số lượng và đơn giá hàng hóa với thực tế trong kho. Việc này vừa tránh chênh lệch khi hạch toán, vừa đảm bảo số liệu tồn kho luôn chính xác.
Sử dụng phần mềm quản lý kho để giảm sai sót
Thay vì lập phiếu thủ công, doanh nghiệp nên ứng dụng phần mềm quản lý kho. Phần mềm giúp tự động cập nhật số liệu, giảm thiểu nhầm lẫn, đồng thời hỗ trợ tra cứu và báo cáo nhanh chóng, chính xác hơn.
Trên đây là quy trình viết phiếu xuất kho chuẩn cho doanh nghiệp. Hy vọng với những thông tin trong bài viết là hữu ích đối với bạn. Ngoài ra, nếu bạn đang có nhu cầu sử dụng kệ kho hàng, hãy liên hệ với Thăng Long để được chúng tôi tư vấn, báo giá nhanh nhất nhé.
------------------------------------
CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ TRANG THIẾT BỊ THĂNG LONG
Website: Tongkhogiake.com
Hotline/Zalo: 0919.467.868 - 0964.196.611
Khu vực Miền Bắc: Số 27-28 Liền Kề 22 KDT Mới Vân Canh HUD, Hoài Đức, Hà Nội
Khu vực Miền Nam: Số 15 Quốc lộ 22, ấp Trạm Bơm, xã Củ Chi, TP Hồ Chí Minh.
Chi nhánh Thanh Hóa: 144 Tống Duy Tân TP Thanh Hóa. ĐT: 0915902626.
Chi nhánh Lâm Đồng: Thôn 1 Xã Đạ Tồn, Huyện Đạ Huoai, Tỉnh Lâm Đồng. ĐT: 0965.181.611 - 0797.552.558
Đọc nhiều nhất
25/09/2025
|Lắp đặt giá kệ kho hàng
25/09/2025
|Lắp đặt giá kệ kho hàng
24/09/2025
|Lắp đặt giá kệ kho hàng
24/09/2025
|Lắp đặt giá kệ kho hàng
