Tư Vấn Thiết Kế Miễn Phí
Giao Hàng Nhanh Toàn Quốc
Cam Kết Giá Tốt Nhất
Bảo Hành Dài Hạn
Danh mục sản phẩm
Danh mục sản phẩm
Kho thương mại điện tử giúp xử lý đơn hàng nhanh, chính xác và chuyên nghiệp. Vậy quy trình bên trong kho diễn ra như thế nào? Cùng Thăng Long tìm hiểu ngay trong bài viết này nhé.
Kho thương mại điện tử là mô hình lưu trữ và xử lý hàng hóa dành riêng cho các hoạt động bán hàng online. Thay vì tự quản lý kho tại nhà hay thuê mặt bằng riêng, các shop và doanh nghiệp có thể gửi hàng vào kho và để hệ thống lo toàn bộ quy trình từ nhập hàng, lưu trữ, xử lý đơn, đóng gói cho đến giao hàng.
Tìm hiểu về kho thương mại điện tử là gì?
Mô hình này giúp tiết kiệm chi phí, giảm sai sót và tăng tốc độ vận hành, đặc biệt phù hợp với các shop bán trên sàn như Shopee, TikTok, Lazada, hay các kênh social commerce.
Quy trình vận hành của một kho thương mại điện tử thường bao gồm 6 bước chính:
- Bước 1: Nhập kho (Inbound): Hàng hóa từ nhà cung cấp hoặc chủ shop được tiếp nhận, kiểm tra số lượng, chất lượng và cập nhật vào hệ thống.
- Bước 2: Lưu trữ hàng hóa: Sắp xếp hàng vào kệ theo mã, loại sản phẩm hoặc tần suất bán; đảm bảo dễ truy xuất và kiểm soát tồn kho.
- Bước 3: Xử lý đơn hàng: Khi có đơn, hệ thống sẽ xác nhận và điều phối nhân viên lấy đúng sản phẩm theo yêu cầu.
- Bước 4: Đóng gói hàng hóa: Hàng được đóng gói theo tiêu chuẩn (chống sốc, tem, mã vận đơn...) và sẵn sàng giao đi.
- Bước 5: Giao cho đơn vị vận chuyển: Đơn hàng được bàn giao cho đối tác vận chuyển (GHTK, GHN, J&T...) để giao đến khách hàng.
- Bước 6: Đối soát và hoàn tất: Theo dõi đơn hàng, cập nhật trạng thái giao hàng, xử lý đơn hoàn và đối soát doanh thu - tồn kho.
Quy trình bắt đầu từ khâu tiếp nhận hàng hóa. Nhân viên kho sẽ tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng và mã hàng để đảm bảo đúng với thông tin cung cấp. Sau khi xác nhận, toàn bộ dữ liệu được ghi nhận vào hệ thống quản lý kho (WMS). Cuối cùng, hàng hóa được sắp xếp lên kệ kho hàng theo từng khu vực, được gắn mã vạch hoặc RFID để dễ dàng truy xuất và kiểm soát.
Sau khi nhập kho, hàng hóa sẽ được phân loại theo kích thước, tính chất hoặc tần suất bán. Việc lưu trữ khoa học trên kệ tiêu chuẩn giúp tối ưu không gian và thuận tiện khi lấy hàng. Hệ thống cho phép theo dõi tồn kho theo thời gian thực, đồng thời đưa ra cảnh báo khi sản phẩm sắp hết, tồn lâu hoặc có dấu hiệu lỗi, giúp chủ shop chủ động xử lý và tái nhập kịp thời.
Lưu trữ và quản lý hàng tồn kho
Hệ thống kho thường tích hợp trực tiếp với các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Tik Tok Shop… giúp đồng bộ đơn hàng tự động về kho mà không cần thao tác thủ công. Nhờ vậy, khi có đơn mới, hệ thống sẽ sắp xếp và ưu tiên xử lý theo deadline hoặc cấp độ khẩn, đảm bảo đơn được xử lý đúng hạn.
Sau khi đơn hàng được xác nhận, nhân viên sẽ pick hàng trực tiếp từ kệ kho hàng theo danh sách từng đơn, đảm bảo đúng sản phẩm, đúng số lượng. Hàng được đóng gói theo tiêu chuẩn, bao gồm chống sốc, chống thấm, đảm bảo tính thẩm mỹ khi giao cho khách. Cuối cùng là bước in hóa đơn, phiếu gửi và dán mã vận đơn, chuẩn bị sẵn sàng cho việc giao hàng.
Soạn hàng và đóng gói đơn hàng
Kho vận hành hiện đại sẽ kết nối API với các đơn vị vận chuyển như GHTK, GHN, Ahamove… giúp lấy mã vận đơn và xử lý giao nhận nhanh chóng. Sau đó, đơn hàng được bàn giao cho đối tác vận chuyển, đồng thời cập nhật trạng thái giao hàng lên hệ thống. Trong suốt quá trình vận chuyển, nhân viên kho sẽ theo dõi và xử lý sự cố nếu có phát sinh như hoàn hàng, giao chậm,...
Bước cuối cùng chính là kiểm tra kết quả giao hàng, xác nhận đơn thành công hoặc hoàn trả. Dữ liệu được cập nhật để điều chỉnh tồn kho thực tế, tránh lệch số liệu. Bên cạnh đó, kho cũng hỗ trợ xử lý các yêu cầu đổi trả, hoàn hàng từ khách, giúp chủ shop tiết kiệm thời gian và tăng sự chuyên nghiệp trong khâu chăm sóc sau bán.
Hệ thống quản lý kho (WMS – Warehouse Management System) là công cụ trung tâm giúp vận hành kho một cách hiệu quả. Từ việc nhập hàng, lưu trữ, theo dõi tồn kho, xử lý đơn cho đến đối soát, tất cả đều được quản lý tập trung trong phần mềm WMS. Nhờ đó, mọi thao tác đều được đồng bộ, hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian cho cả chủ shop lẫn nhân viên kho.
Hệ thống và công nghệ hỗ trợ trong quá trình vận hành
Để nâng cao độ chính xác và tốc độ xử lý, kho thương mại điện tử hiện nay đều ứng dụng công nghệ mã vạch, QRcode và RFID trong quản lý hàng hóa. Mỗi sản phẩm được gán mã riêng để dễ dàng nhận diện, truy xuất và kiểm kê. Việc quét mã khi nhập - xuất - kiểm kho giúp giảm thiểu lỗi thủ công và hỗ trợ theo dõi chính xác từng đơn hàng trên từng kệ kho hàng.
Một trong những điểm mạnh của hệ thống kho hiện đại là khả năng tích hợp API với các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, TikTok cũng như các đơn vị vận chuyển như GHTK, GHN, J&T…
Nhờ kết nối này, đơn hàng được đồng bộ và xử lý tự động, cập nhật trạng thái vận chuyển theo thời gian thực, giúp người bán tiết kiệm công sức và đảm bảo đơn đi nhanh - đúng - chính xác.
Quy trình kho thương mại điện tử giúp xử lý đơn hàng nhanh, chính xác và chuyên nghiệp. Hiểu rõ từng bước sẽ giúp chủ shop tiết kiệm chi phí, phát triển bền vững. Nếu bạn đang mở rộng kho, đừng quên đầu tư kệ kho hàng chất lượng tại Thăng Long để tối ưu không gian và vận hành hiệu quả nhé.
----------------------------------------------------
CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ TRANG THIẾT BỊ THĂNG LONG
Hotline/zalo tư vấn bán hàng: 0919.467.868 - 0964.196.611
Khu vực Miền Bắc: Số 27-28 Liền Kề 22 KDT Mới Vân Canh HUD, Hoài Đức, Hà Nội
Khu vực Miền Nam: 60/6C Bà Điểm 5, ấp Tây Lân, Xã Bà Điểm, Huyện Hóc Môn, TP. Hồ Chí Minh.
Chi nhánh Thanh Hóa: 144 Tống Duy Tân TP Thanh Hóa. ĐT: 0915902626.
Chi nhánh Lâm Đồng: Thôn 1 Xã Đạ Tồn, Huyện Đạ Huoai, Tỉnh Lâm Đồng. ĐT: 0965.181.611 - 0797.552.558
Đọc nhiều nhất
17/07/2025
|Lắp đặt giá kệ kho hàng
17/07/2025
|Lắp đặt giá kệ kho hàng
