Hướng dẫn kiểm kê hàng hóa trong kho

Có thể khẳng định rằng kiểm kê hàng hóa trong kho là giải pháp tốt nhất giúp giảm tình trạng tồn đọng hàng hóa, nâng cao hiệu quả kinh doanh, tránh rủi ro không đáng có.

Vấn đề hàng tồn trong kho là vấn đề nan giải được các doanh nghiệp quan tâm, bởi hàng hóa tồn đọng ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất và kinh doanh cũng như vốn đầu tư của doanh nghiệp. Vậy nên các doanh nghiệp luôn tìm một phương án kiểm kê hàng trong kho logic, chính xác để hạn chế việc hàng hóa tồn đọng, hết hạn sử dụng, giảm việc gây tốn kém cho chi phí kho bãi và quản lý. Nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và giúp cho việc sản xuất kinh doanh thuận lợi có năng suất hơn. 

Kiểm kê hàng hóa là gì?

Chúng ta có thể hiểu đơn giản kiểm kê hàng hóa theo luật kế toán như sau: Kiểm kê là công việc cân đo, đong đếm số lượng và xác nhận lại, đánh giá chất lượng và giá trị của sản phẩm. Kiểm tra và xác định nguồn vốn tại thời điểm kiểm kê đối chiếu lại sổ kế toán.

Tại sao phải kiểm kê hàng hóa?

Kiểm kê hàng hóa trong kho bãi lưu trữ và bảo quản hàng đây là công việc có nhiều ý nghĩa như:

• Giúp doanh nghiệp nhanh chóng kiểm soát được hàng hóa một cách chặt chẽ, chính xác. Thống kê được số lượng hàng tồn và kịp thời xử lý những mặt hàng hết hạn hoặc gần hết hạn, bị lỗi sản xuất để hạn chế sự lãng phí không mong muốn, khi phải giải phóng hàng tồn hoặc vứt bỏ sản phẩm hết hạn. 
• Kiểm soát được hàng lỗi trước khi đưa ra thị trường hoặc đưa vào sản xuất
• Qua việc kiểm kê hàng các doanh nghiệp sẽ giảm được chi phí kho bãi để hàng và chi phí cho nhân công giảm số lượng hàng tồn vượt mức cho phép.
• Nhờ vào việc kiểm kê hàng tồn kho sẽ thu hồi được vốn và có phương án sử dụng vốn lưu động có hiệu quả hơn, tập trung vào các hoạt động kinh doanh sản xuất mặt hàng cần thiết. 
• Dựa vào kiểm kê sẽ đối chiếu được sự chênh lệch số lượng hàng trên giấy tờ và thực tế trong kho. Giúp các doanh nghiệp sẽ kịp thời phát hiện những sai sót hay nhầm lẫn trong quá trình quản lý kho, hay vấn đề gian lận, để hàng tuần mất cắp… Khắc phục sự yếu kém trong năng lực quản lý kho hàng, từ đó sẽ tìm ra phương án xử lý phù hợp hiệu quả hơn. 

Một số lợi ích kiểm kê hàng hóa trong kho đem lại

Không chỉ có nhiều ý nghĩa to lớn mà kiểm kệ hàng trong nhà kho đã mang lại những lợi ích quan trọng như: 

• Tiết kiệm thời gian cho việc đào tạo nhân lực khi làm việc trong kho, nhanh chóng nắm bắt được công việc để làm việc hiệu quả và năng suất hơn.
• Tiết kiệm chi phí tuyển doanh và chi phí đào tạo cho doanh nghiệp 
• Giúp doanh nghiệp đảm bảo được tiến độ công việc hoàn thành đúng thời hạn hợp đồng.
• Giúp doanh nghiệp quản lý nhân lực tốt hơn, sử dụng nhân lực đúng công việc
• Giúp doanh nghiệp giảm rủi ro về tài chính, nhanh chóng xoay vòng vốn
• Đảm bảo công việc ổn định cho nhân công và nâng cao trình độ chuyên môn tay nghề cho họ

Cách kiểm kê hàng hóa trong nhà kho

Chuẩn bị kiểm kê

Bước này rất quan trọng giúp có quá trình kiểm kê được thuận lợi nhanh chóng hơn

Vậy nên trước khi tiến hành kiểm kê hàng tồn trong kho phải thông báo với các bộ phận liên quan để chuẩn bị trước. Sau đó phân công người tham gia kiểm kê để nâng cao hiệu quả. Tiếp tục lên kế hoạch cụ thể thời gian kiểm kê từng khu vực để đảm bảo tiến độ và không ảnh hưởng đến các công việc khác trong kho.

Để giảm bớt công việc kiểm kê các bạn rà soát lại danh sách những mặt hàng tồn kho gần nhất để đối chiếu và có phương án xử lý hàng lỗi, hàng cận date hay xả hàng… 

Tiến hành kiểm kê hàng hóa trong kho

Bước 1: Dựa vào phần mềm quản lý hàng hóa trong kho và dữ liệu hàng tồn hay các thẻ kho để lập bảng thống kê hàng tồn theo danh sách cho chính xác và cụ thể. Chia các cột đầy đủ thông tin như: Số thứ tự, tên hàng, số lượng trên báo cáo, số lượng thực tế đã kiểm kệ, thời gian kiểm kệ…

Bước 2: Kiểm kê hàng hóa thực tế ở kho điền vào mẫu đã tạo ở bước 1, quá trình kiểm kê cần có 2 người để đối chiếu với nhau, bảo đảm chính xác hơn.

Bước 3: Đối chiếu và so sánh 2 bản kiểm kê thực tế và báo cáo trước đó để xem xét sự chênh lệch. Với những mặt hàng có sự chênh lệch sẽ được kiểm tra lại một lần nữa để có được số lượng chính xác hơn.

Bước 4: Tiếp tục đối chiếu lại một lần nữa lượng hàng tồn đọng thực tế và cuối cùng nhất với số lượng trong báo cáo và điều chỉnh lại số lượng hàng tồn trên thẻ kho và bảng kiểm kê.

Bước 5: Những mặt hàng có sự chênh lệch người chịu trách nhiệm trực tiếp sẽ giải trình cụ Bước 6: Lập biên bản và ký xác nhận việc kiểm kê hàng tồn trong kho sau khi hoàn tất. 

Bước 7: Chủ doanh nghiệp sẽ tìm hiểu lý do sai lệch thừa hoặc thiếu hàng để đưa ra phương án sử lý khắc phục.

Một số nguyên nhân khiến hàng hóa trong kho dự dư thừa so với báo cao là do quá trình xuất hàng không ghi vào thẻ kho, không báo cáo hoặc không nhập số liệu vào hệ thống.

Ngược lại sự chênh lệch thiếu so với báo cáo là vấn đề thường xuyên xảy ra và có hậu quả nghiêm trọng, một phần do nhân viên quên quét mã vạch hoặc không ghi vào danh sách xuất nhập hàng. Quá trình di chuyển bị hao hụt, và khó tránh khỏi tình trạng gian lận, mất cấp hàng hóa…

Nhưng qua việc kiểm kê hàng thì những vấn đề này chắc chắn sẽ được giảm thiểu và khắc phục. 

Làm thế nào để kiểm kê hàng hóa nhà kho chính xác và hiệu quả?

Để quá trình kiểm kê hàng trong kho được thực hiện nhanh chóng và chính xác các bạn nên bố trí nhà kho để hàng hóa khoa học và chuyên nghiệp. 

Sử dụng kệ kho chứa hàng để phân loại từng mặt hàng và sắp xếp chúng theo sơ đồ, lập thể kho để dễ dàng kiểm tra giám sát. Đồng thời hệ thống kệ kho hàng còn là phương án bảo quản hàng hóa trong nhà kho an toàn, giảm được tình trạng hư hỏng và thất thoát.

Quá trình xuất nhập hàng hóa cũng nhanh chóng, chính xác hơn, đảm bảo an toàn cho cả hàng hóa cũng như người lao động Chưa kể sử dụng kệ kho còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí để hàng hóa.

Trên đây là giải pháp kiểm kê hàng giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được ngân sách và nhân sự hiệu quả. Các bạn có thể tham khảo và áp dụng vào việc kiểm kê nhà kho siêu thị, kiểm kê nhà kho đông lạnh, cho công ty của mình… 

CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ TRANG THIẾT BỊ THĂNG LONG

Hotline/Zalo: 0919.467.868 - 0964.196.611

Website: tongkhogiake.com

Khu vực Miền Bắc: Số 1 Ngõ 58 Trần Bình, Mai Dịch, Cầu Giấy, Hà Nội

Khu vực Miền Trung: 58 Bế Văn Đàn, Thanh Khê, Đà Nẵng. ĐT: 0946.544.669

Khu vực Miền Nam: 60/6C Bà Điểm 5, ấp Tây Lân, Xã Bà Điểm, Huyện Hóc Môn, TP Hồ Chí Minh

Chi nhánh Thanh Hóa: 144 Tống Duy Tân TP Thanh Hóa. ĐT: 0915902626