Hướng dẫn bố trí kệ trong kho để dễ dàng kiểm kê và kiểm soát tồn kho

Bố trí kệ kho hợp lý sẽ giúp kiểm kê nhanh, chính xác và dễ kiểm soát hàng tồn. Trong bài viết này, Thăng Long sẽ hướng dẫn cách bố trí kệ trong kho hiệu quả để tránh nhầm lẫn và tối ưu quản lý kho.

Các vấn đề thường gặp khi bố trí kệ không hợp lý 

Kệ sắp xếp lộn xộn, khó truy xuất hàng

Khi hàng hóa được đặt lên kệ một cách tùy tiện, không theo quy luật hoặc phân khu cụ thể, nhân viên sẽ gặp khó khăn trong việc tìm kiếm sản phẩm. Việc thiếu hệ thống nhóm hàng, nhãn mác hoặc sơ đồ bố trí dẫn đến tình trạng phải dò từng kệ, gây mất thời gian và dễ lấy nhầm sản phẩm. Tình trạng này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất công việc mà còn tiềm ẩn nguy cơ giao sai hàng cho khách.

Hàng bị che khuất, sai lệch mã vị trí

Bố trí kệ không khoa học, đặc biệt khi sử dụng kệ sâu hoặc kệ không có mã vị trí rõ ràng, dễ dẫn đến việc hàng hóa bị che khuất hoặc đặt nhầm chỗ. Ngoài ra, việc không đồng bộ giữa vị trí thực tế và thông tin trên phần mềm quản lý khiến quá trình kiểm tra tồn kho dễ bị sai lệch.

Các vấn đề khi bố trí kệ không hợp lý 

Khó phân biệt hàng cũ - hàng mới (FIFO, LIFO không rõ ràng)

Việc không thiết kế luồng di chuyển hàng hóa rõ ràng sẽ khiến nhân viên khó thực hiện đúng các nguyên tắc xuất kho như FIFO (First In, First Out) hoặc LIFO (Last In, First Out). Khi hàng mới được đặt lên trước hàng cũ hoặc không có lối đi phù hợp, hàng tồn lâu sẽ bị bỏ quên, ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, đặc biệt nghiêm trọng trong các ngành như thực phẩm, dược phẩm hay hóa chất.

Nhân viên kiểm kê mất thời gian, dễ ghi nhầm

Thiếu sơ đồ kho, mã vị trí hoặc nhãn mác rõ ràng khiến việc kiểm kê trở nên thủ công và rườm rà. Nhân viên phải kiểm tra từng kệ, từng sản phẩm, dễ dẫn đến sai sót khi ghi nhận số lượng. Ngoài ra, nếu kho có diện tích lớn hoặc nhiều tầng kệ, việc không xác định được lộ trình kiểm kê hợp lý sẽ khiến thời gian thực hiện kéo dài, ảnh hưởng đến tiến độ toàn bộ hoạt động kho.

Nguyên tắc bố trí kệ trong kho để dễ kiểm kê hàng hóa

Phân khu rõ ràng theo danh mục hàng hóa

Việc phân chia kho thành các khu vực riêng biệt theo từng loại hàng hóa giúp việc kiểm kê trở nên có hệ thống và nhanh chóng hơn. Mỗi khu vực nên được dán nhãn rõ ràng, có biển chỉ dẫn dễ nhìn từ xa để nhân viên dễ xác định vị trí và tránh nhầm lẫn trong quá trình kiểm tra tồn kho.

Đánh mã vị trí (bin location) cho từng ô kệ

Mỗi ô kệ, tầng kệ hoặc hàng kệ nên được gán một mã vị trí riêng biệt (bin location) theo cấu trúc logic. Ví dụ: A01-B02-C03 (khu A, hàng 1, tầng 2, vị trí 3). Các mã này cần được dán ở đầu kệ hoặc bên cạnh từng ô chứa hàng và đồng thời được cập nhật đầy đủ trên phần mềm quản lý kho. Nhờ đó, việc kiểm kê có thể thực hiện nhanh chóng chỉ bằng cách đối chiếu mã vị trí và số lượng hàng tương ứng.

Nguyên tắc bố trí kệ trong kho để dễ dàng kiểm kê hàng hóa 

Sắp xếp theo nguyên tắc dễ truy xuất

Kệ hàng cần được bố trí dựa trên mức độ di chuyển và tính chất của từng loại sản phẩm. Hàng hóa được xuất thường xuyên nên được đặt ở các vị trí gần lối đi, dễ lấy. Ngược lại, hàng ít xuất có thể đặt ở khu xa hơn. 

Ngoài ra, nên thiết kế luồng di chuyển hàng hóa theo nguyên tắc FIFO (First In, First Out), đảm bảo hàng nhập trước được xuất trước để tránh tồn kho lâu ngày hoặc hư hỏng.

Tối ưu lối đi và ánh sáng

Kho cần có lối đi đủ rộng để nhân viên và xe nâng dễ dàng tiếp cận từng vị trí kệ mà không gây cản trở lẫn nhau. Khoảng cách giữa các dãy kệ cần được tính toán phù hợp, đặc biệt trong kho có mật độ lưu trữ cao. 

Bên cạnh đó, hệ thống chiếu sáng cần đảm bảo đủ độ sáng để nhân viên dễ đọc nhãn, mã vạch và ghi chép trong quá trình kiểm kê. Ánh sáng tốt cũng góp phần giảm sai sót và tăng hiệu quả làm việc trong kho.

Một số lưu ý khi triển khai bố trí kệ để phục vụ kiểm kê 

Đào tạo nhân viên về sơ đồ kệ và ký hiệu

Trước khi đưa hệ thống bố trí kệ vào vận hành, cần tổ chức đào tạo cho nhân viên kho về cách đọc sơ đồ kệ, hiểu các mã vị trí và ký hiệu sử dụng trong kho. Khi nhân viên nắm rõ cách bố trí và vị trí hàng hóa, họ sẽ kiểm kê nhanh hơn, chính xác hơn và giảm thiểu nhầm lẫn trong quá trình thao tác.

Cập nhật sơ đồ mỗi khi thay đổi bố trí

Bất kỳ thay đổi nào trong việc sắp xếp hoặc di dời kệ hàng đều cần được cập nhật ngay vào sơ đồ kho và phần mềm quản lý. Nếu không cập nhật, sơ đồ sẽ không còn chính xác, dẫn đến việc kiểm kê sai vị trí hoặc bỏ sót hàng hóa. Việc duy trì sơ đồ kho chính xác là yếu tố then chốt giúp kiểm kê thuận lợi và đồng bộ giữa thực tế và hệ thống.

Một số lưu ý khi triển khai bố trí kệ để phục vụ kiểm kê 

Lập kế hoạch kiểm kê định kỳ dựa theo bố trí kệ

Việc lên kế hoạch kiểm kê nên dựa trên cách bố trí kệ để phân chia khu vực kiểm tra theo từng đợt, giảm tải áp lực cho nhân viên. Có thể thực hiện kiểm kê xoay vòng theo từng khu , thay vì dồn vào một lần lớn. Nhờ vậy, doanh nghiệp vừa đảm bảo độ chính xác của tồn kho vừa không ảnh hưởng đến hoạt động xuất nhập hàng ngày.

Trên đây là hướng dẫn bố trí kệ trong kho để dễ dàng kiểm kê và kiểm soát tồn kho. Hy vọng với những thông tin trong bài viết đã giúp bạn bố trí kệ hiệu quả. Nếu bạn đang có nhu cầu sử dụng kệ kho hàng, hãy liên hệ với Thăng Long để được chúng tôi tư vấn nhé hoặc tham khảo thêm tại đây:

----------------------------------------

CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ TRANG THIẾT BỊ THĂNG LONG
Hotline/zalo tư vấn bán hàng: 0919.467.868 - 0964.196.611
Khu vực Miền Bắc: Số 27-28 Liền Kề 22 KDT Mới Vân Canh HUD, Hoài Đức, Hà Nội
Khu vực Miền Nam: 60/6C Bà Điểm 5, ấp Tây Lân, Xã Bà Điểm, Huyện Hóc Môn, TP. Hồ Chí Minh.
Chi nhánh Thanh Hóa: 144 Tống Duy Tân TP Thanh Hóa. ĐT: 0915902626.
Chi nhánh Lâm Đồng: Thôn 1 Xã Đạ Tồn, Huyện Đạ Huoai, Tỉnh Lâm Đồng. ĐT: 0965.181.611 - 0797.552.558