Phần mềm quản lý kho WMS là gì? Doanh nghiệp nào nên sử dụng?

Quản lý kho thủ công dễ gây sai lệch tồn kho, thất thoát và tốn thời gian. Phần mềm quản lý kho WMS giúp doanh nghiệp số hóa, kiểm soát hàng hóa và tối ưu vận hành kho hiệu quả hơn. Vậy WMS là gì và doanh nghiệp nào nên sử dụng? Hãy cùng Thăng Long tìm hiểu trong bài viết này nhé.

Phần mềm quản lý kho WMS là gì?

Phần mềm quản lý kho WMS (Warehouse Management System) là hệ thống được thiết kế để số hóa và quản lý toàn bộ hoạt động diễn ra trong kho hàng. Từ khâu nhập hàng, sắp xếp vị trí lưu trữ, theo dõi tồn kho, soạn hàng, đóng gói đến xuất kho và kiểm kê, mọi dữ liệu đều được tập trung và cập nhật trên một hệ thống.

Tìm hiểu về phần mềm quản lý kho WMS

Không chỉ giúp doanh nghiệp biết có bao nhiêu hàng và hàng đang ở đâu, WMS còn hỗ trợ kiểm soát quy trình, hạn chế sai sót khi nhập - xuất và nâng cao năng suất nhân viên kho. Đặc biệt, với doanh nghiệp có nhiều SKU, lượng đơn hàng lớn hoặc nhiều kho cần quản lý, WMS là công cụ quan trọng để chuẩn hóa và tối ưu hoạt động kho.

Doanh nghiệp nào nên sử dụng phần mềm quản lý kho WMS?

Doanh nghiệp có số lượng SKU lớn

Doanh nghiệp có hàng nghìn mã sản phẩm thường gặp khó khăn trong việc ghi nhớ vị trí, kiểm soát số lượng và cập nhật tồn kho chính xác. WMS giúp chuẩn hóa danh mục hàng hóa, quản lý từng vị trí lưu trữ và hỗ trợ nhân viên nhanh chóng tìm kiếm sản phẩm khi cần.

Doanh nghiệp có lượng đơn hàng lớn

Các doanh nghiệp bán lẻ, thương mại điện tử hoặc phân phối thường phải xử lý hàng trăm, hàng nghìn đơn hàng mỗi ngày. Nếu thực hiện picking và xuất hàng thủ công, nguy cơ lấy nhầm sản phẩm hoặc bỏ sót đơn rất cao. WMS giúp tự động phân bổ nhiệm vụ, tối ưu quy trình picking và rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng.

Doanh nghiệp vận hành nhiều kho

Khi có nhiều kho ở các khu vực khác nhau, việc quản lý tồn kho và điều chuyển hàng hóa trở nên phức tạp hơn. WMS cho phép doanh nghiệp theo dõi dữ liệu tập trung, nắm được tồn kho tại từng kho, hỗ trợ điều phối hàng hóa và đánh giá hiệu suất vận hành của từng địa điểm.

Doanh nghiệp nào nên sử dụng phần mềm quản lý kho WMS? 

Doanh nghiệp cần quản lý lô, serial hoặc hạn sử dụng

Các ngành như dược phẩm, thực phẩm, mỹ phẩm, điện tử và sản xuất thường có yêu cầu cao về quản lý lô hàng, số serial hoặc hạn sử dụng. WMS giúp theo dõi chi tiết từng nhóm hàng, hỗ trợ truy xuất nguồn gốc và kiểm soát việc nhập - xuất theo các nguyên tắc phù hợp như FIFO hoặc FEFO.

Doanh nghiệp đang quản lý kho bằng Excel hoặc thủ công

Nếu doanh nghiệp vẫn phụ thuộc nhiều vào Excel, sổ sách hoặc nhập liệu thủ công, đây có thể là dấu hiệu nên cân nhắc chuyển sang WMS. Tình trạng file dữ liệu ngày càng phức tạp, nhiều người cùng cập nhật, số liệu thường xuyên chênh lệch, khó truy lại lịch sử giao dịch hoặc mất nhiều thời gian kiểm kê đều có thể được cải thiện khi dữ liệu kho được quản lý tập trung trên một hệ thống.

Doanh nghiệp muốn tự động hóa kho

WMS cũng phù hợp với những doanh nghiệp đang hướng đến mô hình kho hiện đại và tự động hóa. Hệ thống có thể kết hợp với Barcode, QR Code, máy quét và thiết bị di động, đồng thời tích hợp với ERP, thương mại điện tử hoặc các hệ thống liên quan. Khi quy mô phát triển, doanh nghiệp có thể tiếp tục mở rộng sang RFID và các giải pháp tự động hóa kho phù hợp với nhu cầu thực tế.

Phần mềm quản lý kho WMS khác gì với phần mềm quản lý kho thông thường?

Các chức năng trong phần mềm quản lý kho WMS

• Quản lý nhập kho

WMS hỗ trợ ghi nhận và kiểm soát hàng hóa ngay từ khi nhập kho. Nhân viên có thể kiểm tra số lượng, mã hàng, lô hàng và cập nhật dữ liệu trực tiếp trên hệ thống, giúp hạn chế sai sót và rút ngắn thời gian nhập hàng. 

• Quản lý vị trí hàng hóa 

Hệ thống giúp xác định chính xác hàng hóa đang được lưu trữ ở khu vực, kệ hoặc vị trí nào trong kho. Nhờ đó, nhân viên dễ dàng tìm kiếm và lấy hàng, đồng thời doanh nghiệp có thể tận dụng không gian kho hiệu quả hơn. 

• Quản lý tồn kho

WMS cập nhật số lượng hàng hóa theo thời gian thực sau mỗi giao dịch nhập, xuất hoặc điều chuyển. Người quản lý có thể nhanh chóng nắm được lượng tồn, hàng đang có sẵn và tình trạng hàng hóa mà không cần đối chiếu thủ công.

Các chức năng trong phần mềm quản lý kho WMS 

• Quản lý xuất kho và picking 

Phần mềm hỗ trợ tạo và phân bổ nhiệm vụ lấy hàng dựa trên đơn hàng, vị trí lưu trữ hoặc quy tắc xuất kho. Quy trình picking được chuẩn hóa giúp giảm thời gian tìm hàng và hạn chế tình trạng lấy sai sản phẩm. 

• Quản lý lô, hạn sử dụng và serial 

Đối với các ngành như dược phẩm, thực phẩm, mỹ phẩm hoặc điện tử, phần mềm quản lý kho WMS có thể quản lý theo số lô, số serial và hạn sử dụng. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất nguồn gốc và kiểm soát hàng hóa cần ưu tiên xuất trước. 

• Kiểm kê kho 

WMS hỗ trợ kiểm kê định kỳ hoặc kiểm kê theo từng khu vực, nhóm hàng mà không nhất thiết phải dừng toàn bộ hoạt động kho. Số liệu thực tế có thể được đối chiếu với dữ liệu trên hệ thống để nhanh chóng phát hiện và xử lý chênh lệch. 

• Báo cáo và phân tích 

Thông qua hệ thống báo cáo, nhà quản lý có thể theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn, hiệu suất xử lý đơn hàng, năng suất nhân viên và các chỉ số vận hành kho. Đây là cơ sở để doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác và kịp thời hơn.

Phần mềm quản lý kho WMS giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho, hàng hóa và tối ưu vận hành kho hiệu quả hơn. Ngoài ra, nếu bạn đang cần giải pháp kệ kho chứa hàng phù hợp, hãy liên hệ Thăng Long để được tư vấn và lựa chọn được sản phẩm kệ chất lượng nhé.

___________________________________________________________________________________

🌎 Website: Tongkhogiake.com
📞𝗛𝗼𝘁𝗹𝗶𝗻𝗲/𝗭𝗮𝗹𝗼 : 0964.196.611 - 0919.467.868
- Nhà máy 1 : Số 15 Quốc lộ 22, ấp Trạm Bơm, xã Củ Chi, TP Hồ Chí Minh.
- Nhà máy 2: Số 09, đường Nguyễn Thị Xạnh, ấp 6, xã Củ Chi, TPHCM.
- Văn phòng miền Bắc: Số 27-28 Liền Kề 22 KĐT Mới Vân Canh ,Hoài Đức, HN.
- Văn phòng miền Nam: Số 15 Quốc lộ 22, ấp Trạm Bơm, xã Củ Chi, TP Hồ Chí Minh.
- Đại lý miền Trung: 144 Tống Duy Tân TP Thanh Hóa.
- Đại lý miền Nam: Thôn 1 Xã Đạ Tồn, Huyện Đạ Huoai, Tỉnh Lâm Đồng.